Как подписать договор электронной цифровой подписью

да, можно, только договор должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.

Стороны при заключении договора могут обмениваться письменными документами не только по почте РФ, но и с помощью электронной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ). При этом договор, подписанный электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, направленный контрагенту по электронной почте, рассматривается как обмен документами (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Это связано с тем, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Поэтому если Ваша организация и контрагент будут иметь по сертификату ключа проверки электронной подписи, можно будет обмениваться документами по электронной почте без опасения, что сделка будет признана недействительной, а у контролирующих органов возникнут претензии к оформляемым документам.

Проверить подлинность электронной подписи можно на сайте госуслуг. Заинтересованное лицо может бесплатно подтвердить подлинность электронной подписи сертификата, изданного удостоверяющим центром, входящим в список аккредитованных удостоверяющих центров и в список доверенных удостоверяющих центров Минкомсвязи России. На сайте в поле «Выберите сертификат для проверки» нужно выбрать сертификат, подлинность которого требуется подтвердить, и нажать кнопку «Проверить». На экране будет отображена информация о результатах проверки сертификата.

Обоснование (Цветом выделена информация, которая поможет Вам принять правильное решение)

Из рекомендации Елены Смирновой, директора департамента бухгалтерского учета ОАО «Аэрофлот», Елены Чистяковой, бизнес-тренера, преподавателя МВА ExecutiveCoach, члена Международной ассоциации кросс-культурного менеджмента

Как упростить документооборот в бухгалтерии

<…>

Шаг 5. Внедрите электронный документооборот

Переход на электронный документооборот особенно актуален для организаций, деятельность которых предполагает активный и масштабный обмен документами с контрагентами. Ведь отказ от бумажных документов сокращает время, необходимое для отражения первичной информации в учете.

Кроме того, электронные документы не требуется распечатывать и хранить в бумажном виде. С этим согласны и представители ФНС России (письма ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984, от 17 января 2014 г. № ПА-4-6/489).

Все отправляемые и получаемые через Интернет документы надо хранить в электронном формате в хронологическом порядке. Такой архив организуйте так, чтобы при необходимости, например, по запросу налоговой инспекции, вы могли оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде.

Если ваша организация внедрит электронный документооборот, то вам понадобится разработать правила создания, получения и хранения такой первички и прописать их в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Главбух советует: договоритесь с контрагентами о том, что обмен документами будет осуществляться в электронной форме.

Это возможно, если у каждой стороны сделки есть необходимые технические возможности для приема и обработки этих документов.

О том, что с контрагентами вы обмениваетесь документами, в том числе и в электронном виде, стоит сказать в учетной политике.

<…>

Из рекомендации Виктора Анохина, доктора юридических наук, профессора, заслуженного юриста РФ, председателя Арбитражного суда Воронежской области в отставке, Юлии Копеевой, старшего эксперта ЮСС «Система Юрист», Максима Козлова, заместителя начальника юридического отдела ЗАО УКБ «Белгородсоцбанк»

Можно ли заключить договор путем обмена письмами

Вопрос о заключении договоров путем обмена письмами встает перед юристом в случае, когда договоренности между контрагентами достигнуты посредством телефонных переговоров или с помощью иных средств связи (факсимильной, телеграфной, электронной). Иногда стороны находятся в разных регионах. Или стороны по каким-то другим причинам не могут подписать единый письменный документ.

Особенно важно отрегулировать этот вопрос, если организация планирует регулярно заключать договоры именно путем обмена письмами. Кроме того, часто договоры путем обмена письмами заключают не юристы, а менеджеры отдела продаж и (или) отдела закупок. Менеджерам нужны строгие инструкции по заполнению оферты и акцепта. Поэтому важно разработать утвержденную форму документов (например, предложение заключить договор поставки, договор оказания услуг) и предусмотреть строгие правила внутри компании по вопросу регулирования отношений с потенциальными контрагентами. В частности, переписка должна позволять достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Важно отметить, что с 1 июня 2015 года в Гражданском кодексе РФ появилась новая статья 434.1«Переговоры о заключении договора». Законодатель установил требования к проведению переговоров, за нарушение которых наступает преддоговорная ответственность.

Подробнее об этом см.:

·        Законодатель урегулировал отношения сторон при проведении переговоров;

·        Что нужно учитывать сторонам, вступая в переговоры о заключении договора.

Какими способами можно заключить договор

Сделки между юридическими лицами должны быть совершены в простой письменной форме за исключением тех сделок, которые требуют нотариального удостоверения. Такое правило содержится в пункте 1 статьи 161 Гражданского кодекса РФ. Кроме того, в ряде случаев есть дополнительное требование: сделку, совершенную в простой письменной форме, нужно зарегистрировать.

«Простая письменная форма» не означает, что это должен быть именно один документ, подписанный обеими сторонами. Закон предусматривает много способов для совершения сделок в простой письменной форме. Договор можно заключить путем:

·        составления одного письменного документа, подписанного сторонами (п. 2 ст. 434 ГК РФ);

·        обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами (в т. ч. электронными документами, передаваемыми по каналам связи), позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ);

·        подписания протокола о результатах проведения торгов. Он имеет силу договора в случае, когда предметом торгов было именно заключение договора, а не право на заключение договора (п. 5 ст. 448 ГК РФ);

·        присоединения к договору, условия которого определены одной из сторон в формулярах или иных стандартных формах (ст. 428 ГК РФ);

·        совершения лицом, получившим оферту в срок, установленный для ее акцепта, конклюдентных действий по выполнению указанных в ней условий договора, в том числе по отгрузке товара, предоставлению услуг, уплате денежной суммы и т. д. (п. 3 ст. 438 ГК РФ);

·        выдачи документа, необходимого для того, чтобы письменная форма договора считалась соблюденной. Например, для договора хранения таким документом может быть сохранная расписка или иной документ, подписанный хранителем (п. 2 ст. 887 ГК РФ);

·        направления акцепта на оферту, размещенную в сети Интернет.

Электронный документ, передаваемый по каналам связи, – это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту. Такое новое понятие ввел законодатель с 1 июня 2015 года абзацем 2 пункта 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ.

<…>

Что необходимо проверить при заключении договора

При заключении договора путем обмена письмами юристу необходимо совершить ряд действий, которые нужно было бы совершить и при обычной процедуре заключения договора. Подробнее об этом см. Как проверить нового контрагента при помощи внешних источников информации (государственные реестры, интернет-сайты, СМИ).

Но следует учесть две особенности такого способа заключения договора.

Во-первых, нужно более тщательно подойти к проверке полномочий подписанта. Если бы переговоры проходили в офисе одной из сторон, можно было бы легко проверить подлинники документов (устав, лицензии и т. д.). Заключая договор «на расстоянии», нужно запросить у контрагента необходимые документы, чтобы исключить юридические риски. В противном случае может оказаться, что переписка не будет иметь юридических последствий для обеих сторон, так как со стороны контрагента документы подписаны неуполномоченным лицом.

<…>

Во-вторых, нужно, чтобы полное согласие сторон по существенным условиям договора было выражено четко и недвусмысленно.

Идеальный вариант, когда одна сторона посылает оферту, а другая сторона направляет согласие на заключение договора – акцепт.

<…>

Электронные письма

Договор можно заключить и путем пересылки писем по электронной почте. Такой способ раньше вызывал много вопросов. Например: имеют ли письма, отправленные по электронной почте, такую же силу, что и письма, отправленные классическим почтовым отправлением. Но в последнее время с развитием интернет-технологий участники гражданского оборота признают легитимность отправленных писем. В ходе судебных процессов даже не ставится под сомнение легитимность того, что обмен письмами осуществляется не по почте, а по Интернету.

Пример из практики: суд признал, что стороны заключили договор посредством электронной почты, несмотря на то что сам договор требовал обмена документами по факсимильной связи

ЗАО «Т.» обратилось в суд с иском о взыскании неосновательного обогащения в размере 640 000 руб. и процентов по статье 395 Гражданского кодекса РФ в размере 12 400 руб. Истец оспорил в суде как сам факт заключения договора подряда, так и факт выполнения работ подрядчиком.

Суды установили, что стороны согласовали все существенные условия договора и при этом ответчик исполнил свои обязательства. На довод истца о несоблюдении формы сделки суды ответили следующее. Действительно, согласно пункту 9.2 договора он считается заключенным посредством обмена документов по факсимильной связи. Тем не менее суд кассационной инстанции указал: «суды правильно пришли к выводу, что не имеет правового значения тот факт, что обмен документами произведен не по факсимильной связи, а посредством электронной почты» (постановление ФАС Московского округа от 19 сентября 2011 г. по делу № А40-125570/10-47-1097).

Внимание! Главный риск и сложность применения электронных писем состоит в том, как доказать, что письмо было отправлено именно контрагентом, а не кем-то другим.

Ведь законом не закреплена обязанность организации иметь электронную почту. А уж тем более нет требования, чтобы наименование адреса электронной почты совпадало с наименованием организации. Электронную почту с любым названием может создать кто угодно за три минуты. Поэтому даже полное совпадение адреса электронной почты и наименования организации не служит доказательством того, что это сообщение получено именно от данной организации – стороны договора.

Пример из практики: суд не принял электронную переписку в качестве доказательства и перечислил, каких сведений для этого не хватило

ООО «А.» обратилось в суд с заявлением о признании недействительным решения налоговой инспекции в части отказа в возмещении 1 817 899 руб. налога на добавленную стоимость.

Чтобы доказать реальность совершенных сделок, ООО «А.» представило суду отчеты поверенного и электронную переписку с контрагентами. Суд не принял распечатку электронной переписки. Суд указал, что такая переписка сама по себе не свидетельствует о реальности хозяйственных операций, так как отсутствовали адреса электронной почты получателя и отправителя, сведения о времени и дате отправления электронного сообщения, а также о почтовом сервере, с которого отправлено электронное сообщение (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 7 июля 2008 г. № Ф08-3751/2008 по делу № А32-20193/2007-3/370).

Если возникнет спор в суде, необходимо сослаться на следующее положение Арбитражного процессуального кодекса:

«Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Верховным судом Российской Федерации» (ч. 3 ст. 75 АПК РФ).

Исходя из указанной выше нормы Арбитражным процессуальным кодексом РФ, если электронная переписка является основным средством обмена информацией между сторонами сделки, то имеет смысл включить оговорку о статусе электронной переписки непосредственно в договор.

Подробнее об этой теме см. также Электронная переписка. Пять способов убедить суд принять ее в качестве доказательства.

Электронная подпись

По закону порядок заключения договора путем обмена электронными письмами существенно не отличается от обычного порядка обмена письмами на бумажном носителе. Но есть некоторые особенности признания электронного документа равнозначным документу на бумажном носителе.

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

В целях заключения договоров обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, в порядке, установленном законом или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

<…>

По общему правилу информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; далее – Закон № 63-ФЗ).

Подписание неквалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью также признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, но только в случаях, установленных федеральными законами.

Огромную роль в подтверждении подлинности электронной подписи имеет сертификат ключа проверки электронной подписи. Это электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра. Сертификат подтверждает, что ключ проверки электронной подписи принадлежит владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи. Об этом сказано в части 2 статьи 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Где можно получить ключ электронной подписи

Ключ электронной подписи можно получить в удостоверяющем центре.

Удостоверяющие центры делятся на аккредитованные и неаккредитованные. Аккредитация является добровольной, ее проводит Минкомсвязь России.

Лучше обратиться в удостоверяющий центр, который имеет госаккредитацию. Перечень аккредитованных удостоверяющих центров указан на сайте министерства.

Только в аккредитованном удостоверяющем центре можно получить ключквалифицированной подписи, который нужен, например, для сдачи электронной отчетности. Квалифицированная электронная подпись имеет дополнительную защиту – ключ проверки, который выдается аккредитованными удостоверяющими центрами.

Чтобы удостоверяющий центр изготовил ключ электронной подписи, надо представить следующие документы:

1) физическому лицу:

·        паспорт заявителя или другое удостоверение личности будущего владельца ключа электронной подписи;

·        свидетельство пенсионного страхования будущего владельца ключа электронной подписи (где указан СНИЛС);

2) организации:

·        учредительные документы;

·        выписку из ЕГРЮЛ;

·        свидетельство или другой документ о госрегистрации;

·        свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;

·        документы, которые подтверждают полномочия руководителя (например, решение об избрании);

·        перевод на русский язык документов о госрегистрации, выданных за границей (для иностранной организации).

Это следует из статьи 18 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Ключ электронной подписи может быть выпущен предпринимателю или конкретному сотруднику, который имеет право подписывать бумажные документы от имени организации (абз. 4 п. 3.3 Технологии приема расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам в системе Фонда социального страхования Российской Федерации в электронном виде с применением электронной цифровой подписи, утвержденной приказом ФСС России от 12 февраля 2010 г. № 19;п. 3 Порядка применения квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи в информационных системах ФНС России, утвержденногоприказом ФНС России от 8 апреля 2013 г. № ММВ-7-4/142).

Если сотрудников с правом подписи несколько, на каждого из них выпускается персональный ключ электронной подписи. Как правило, к таким сотрудникам относятся руководитель, заместитель руководителя, финансовый директор, главный бухгалтер организации. Важно отметить, что, если электронная подпись выпускается не на руководителя организации (например, на имя главного бухгалтера, начальника договорного отдела), необходимо представить доверенность на право подписывать документы.

После подачи документов удостоверяющий центр должен выдать ключ электронной подписи. Конкретный удостоверяющий центр в своем регламенте устанавливает срок и порядок изготовления сертификата ключа электронной подписи. В итоге владелец электронной подписи получает:

·        ключ для создания подписи, записанный на носитель информации (например, на usb-носитель);

·        квалифицированный сертификат, в котором указан ключ для проверки электронной подписи.

Сертификат является доказательством того, что у его владельца есть ключ для создания подписи, и это можно проверить с помощью сертификата (ст. 17 Закона № 63-ФЗ). Образец сертификата можно найти, например, на сайте ФСС России.

Как можно проверить подлинность электронной подписи контрагента

Проверить подлинность электронной подписи можно на сайте госуслуг. Данный сервис предназначен для подтверждения подлинности электронной подписи. Пользователь может бесплатно подтвердить подлинность электронной подписи сертификата, изданного удостоверяющим центром, входящим в список аккредитованных удостоверяющих центров и в список доверенных удостоверяющих центров Минкомсвязи России.

На сайте в поле «Выберите сертификат для проверки» нужно выбрать сертификат, подлинность которого требуется подтвердить, и нажать кнопку «Проверить». На экране будет отображена информация о результатах проверки сертификата.

Из рекомендации Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как получить ключ для электронной подписи налоговой, бухгалтерской и статистической отчетности

Электронная подпись – это процедура привязки цифрового ключа, принадлежащего конкретному человеку, к электронному документу. В результате этой процедуры можно определить, кто именно подписал документ (подп. 1 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Поэтому, чтобы таким образом подписать документ, необходим ключ электронной подписи (подп. 5 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Если в качестве сравнения использовать физические аналоги, то:

·        ключ электронной подписи – это своего рода факсимиле, штамп, обеспечивающий воспроизведение подписи;

·        электронная подпись – оттиск штампа на конкретном документе.

Обязанность всем получать ключ электронной подписи в законодательстве не предусмотрена. Однако без него не обойтись, если организация или предприниматель сдает отчетность в электронной форме. Подробнее см. Как сдать налоговую отчетность через спецоператора.

Термин «электронная подпись» применяется вместо термина «электронная цифровая подпись (ЭЦП)» который использовался ранее (ст. 19 Закона от 6 апреля 2011 № 63-ФЗ).

<…>

Владелец ЭП

Ключ электронной подписи может быть выпущен предпринимателю или конкретному сотруднику, который имеет право подписывать бумажные документы от имени организации (абз 4 п. 3.3. Технологии приема расчетов, утвержденной приказом ФСС России от 12 февраля 2010 г. № 19, п. 3Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 8 апреля 2013 г. № ММВ-7-4/142).

Если сотрудников с правом подписи несколько, на каждого из них выпускается персональный ключ электронной подписи. Как правило, к таким сотрудникам относятся директор и главный бухгалтер организации.*

Всем, кроме руководителя организации, нужна доверенность на право подписывать отчетность в электронном виде.

Где получить ЭП

Ключ электронной подписи можно получить в удостоверяющем центре (УЦ).*

Удостоверяющие центры делятся на аккредитованные или не аккредитованные. Аккредитация является добровольной, ее проводит Минкомсвязь России.

Проверьте, что удостоверяющий центр имеет госаккредитацию. Только в аккредитованном УЦ можно получить ключ квалифицированной подписи, который нужен для сдачи электронной отчетности.

Это следует из пункта 1 статьи 11, статей 13 и 16 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Каждый из госорганов принимает отчетность в электронном виде, только если она подписана ЭП, выданной либо в собственном УЦ, либо в центрах, которым этот орган доверяет (доверенных УЦ).

<…>

Документы на ЭП

Чтобы удостоверяющий центр изготовил ключ электронной подписи для сдачи отчетности, надо предоставить комплект документов:

·        паспорт заявителя или другое удостоверение личности будущего владельца ключа ЭП;*

·        свидетельство пенсионного страхования будущего владельца ключа ЭП (где указан СНИЛС);

·        учредительные документы (для организаций);

·        выписка из ЕГРЮЛ;

·        свидетельство или другой документ о госрегистрации (для организаций);

·        свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;

·        документы, которые подтверждают полномочия руководителя (например,решения об избрании);

·        для иностранной организации – перевод на русский язык документов о госрегистрации, выданных за границей.

Это следует из статьи 18 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Вместо оригиналов можно представить заверенные копии. Заверить копии может, например:

·        сотрудник удостоверяющего центра (тогда вместе с копиями нужно предоставить оригиналы);

·        руководитель организации;

·        нотариус.

<…>

Что получает владелец ЭП

В удостоверяющем центре получите:

·        ключ для создания подписи, записанный на носитель информации (например, на usb-носитель);

·        квалифицированный сертификат, в котором указан ключ для проверки электронной подписи.

Сертификат является доказательством того, что у его владельца есть ключ для создания подписи, и это можно проверить с помощью сертификата (ст. 17 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Образец сертификата можно найти, например, на сайте ФСС России.*

Источник

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть