Использование электронно-цифровой подписи позволяет оптимизировать документооборот в компании, оформлять документы с гораздо меньшими затратами труда и времени. Цифровой способ заверения документов и защиты информации нашел широкое применение в сфере обмена документацией с контрагентами, подачи отчетов и информации в контролирующие структуры.
Содержание
Что такое ЭЦП и для чего она используется?
Электронно-цифровая подпись гарантирует получателю документа следующее:
- Подтверждение факта, что подписантом является конкретный человек и никто другой.
- Содержание передаваемого документа не претерпело никаких изменений в процессе передачи.
- Документация действительно была отправлена, и это сделал владелец электронной подписи.
С точки зрения закона, ЭЦП равнозначна обычной подписи, сделанной шариковой ручкой. В Российской Федерации с начала 2013 года действует ГОСТ Р 34.10-2012, затрагивающий вопрос цифрового заверения и защиты документации. По мнению законодателей ЭЦП бывает трёх типов:
-
Простая электронно-цифровая удостоверяет тот факт, что документ исходит от лица, которое её проставило. -
Усиленная неквалифицированная. Она выполняет две функции: кроме подтверждения авторства, гарантирует отсутствие изменений в электронном документе после отправления. -
Усиленная квалифицированная обладает теми же характеристиками, что и неквалифицированная, кроме того, что выдаётся в специализированных центрах, которые были аккредитованы Минкомсвязи.
Именно последний вариант из трёх перечисленных даёт электронному документу юридическую силу в полном объёме. При этом ЭЦП заменяет не только одну подпись, но также и печать организации. Именно такой вариант используется, например, при сдаче отчётности в налоговую инспекцию или в Пенсионный фонд России.
Основным документом, который регламентирует использование ЭЦП, является закон «Об электронной подписи» № 63-ФЗ, принятый 23 июня 2016 года.
Порядок получения
Для того чтобы получить ЭЦП, нужно обратиться в соответствующий аккредитованный центр. Чтобы выбрать один из них, можно посмотреть список на сайте Минкомсвязи. Такие организации существуют в большинстве крупных городов Российской Федерации.
Говоря более точно, центр передаёт заказчику не саму электронную подпись, а программное обеспечение, с помощью которого можно её создать.
Для оформления и выдачи ПО, необходим строго оговоренный пакет документов. Для физических лиц в него должны входить:
- Заявление, в котором выражено желание получить ЭЦП.
- Свидетельство ИНН.
- Паспорт, который необходим для удостоверения личности гражданина.
- Пенсионное свидетельство (СНИЛС).
- Квитанция, которая подтверждает выполнение оплаты услуг центра.
Практически во всех специализированных организациях России предусмотрена услуга подачи документов посредством интернета.
Для юридического лица пакет документов должен быть следующим:
-
Копия свидетельства о регистрации предприятия. Её необходимо заверить у нотариуса.
- Выписка из ЕГРЮЛ. После её выдачи срок действия составляет тридцать дней. Если он будет пропущен, справку будет необходимо взять ещё раз.
- Копия свидетельств ИНН, её тоже необходимо заверить у нотариуса.
- Заявление, на основании которого будет выдана ЭЦП. Бланки могут быть различными в зависимости от центра, куда происходит обращение.
- Сертификат обычно делается для директора фирмы. При обращении за предоставлением нужно предъявить приказ о его назначении.
Если за ЭЦП обращается индивидуальный предприниматель, ему потребуются:
- Оригинал выписки из ЕГРИП. Также необходимо оформить её копию и заверить её у нотариуса.
- Копия свидетельства ИНН, заверенная нотариусом.
- Заявление о выдаче. В центре, куда происходит обращение, для него может быть предусмотрен специальный бланк.
- Нотариально заверенная копия свидетельства о регистрации индивидуального предпринимателя.
Во всех перечисленных случаях рассмотрение происходит не дольше, чем в течение пяти дней.
Способы передачи подписи заказчику
Передача документов и электронных ключей происходит на подготовленных носителях. Оформление производится на основе заключённого ранее договора путём подписания акта приёма-передачи.
Документальное оформление факта передачи
Важно отметить, что когда говорят о передаче ЭЦП по акту, речь может идти о двух различных ситуациях:
- Получение у удостоверяющего центра.
- Передача внутри предприятия другому лицу, не тому, на которого первоначально производилось оформление.
В первом случае был подписан договор о выполнении работ, предоставлении услуг. Результатом его исполнения оказалась передача электронно-цифровой подписи, ключа и установление права заявителя на использование. Кроме того, центр проводит обслуживание, в течение периода, на который она была предоставлена.
Второй вариант не является полностью законным. Ведь ключ ЭЦП фактически определяет полномочия данные конкретному лицу, а не тому, которому он полуофициально его передал, ст. 6 закона 63-ФЗ. При этом ответственность остаётся на официальном владельце подписи. Нужно понимать, что никакие приказы или доверенности от руководства не будут иметь юридической силы.
Использование криптоподписи уже уволенного сотрудника, в зависимости от мотивов и размера нанесенного ущерба, может квалифицироваться как уголовно наказуемое деяние. Особенно, если это касается хищения денежных средств.
Обязательность письменного оформления факта передачи
Для того чтобы зафиксировать факт получения предприятием электронно-цифровой подписи, нужен первичный бухгалтерский документ, который подтверждает данную хозяйственную операцию. Обычно, для такой цели применяется акт приёма-передачи.
Важно заметить, что передача подписи законодательством не регламентируется. Однако, без этого или подобного ему документа, нет официального основания считать, что ЭЦП теперь относится к фирме-заказчику, и может использоваться ее в соответствии со своим назначением. С момента письменного оформления передачи ответственность за использование ПО и криптоподписи переходит к заказчику.
Если говорить о перепоручении внутри предприятия другому лицу, то это возможно сделать не только с помощью акта приёма-передачи, но и посредством приказа по предприятию. Однако настоящим владельцем подписи при этом всё равно останется руководитель.
Состав материалов, которые фактически передаются заказчику
Практически, если передача происходит внутри фирмы, то сотруднику передаётся USB-ключ, или другой материальный носитель, где записан секретный ключ шифрования.
Сервисный центр отдает клиенту более внушительный пакет документов:
- акт или накладную;
- флеш-носитель с записанным ПО, сертификатом и самой подписью;
- договор на обслуживание;
- памятку об использовании.
Обязательные реквизиты для акта передачи
При оформлении факта перехода права на владение криптоподписью необходимо указать в акте следующее:
- Точное наименование удостоверяющего центра.
- Название фирмы получателя электронного ключа.
- Перечень документов и материальных ценностей, которые передаются.
- Утверждение о том, что они фактически переданы с указанием даты.
- Ставятся печати и подписи сторон с расшифровкой уполномоченной персоны заказчика и исполнителя.
Обеспечение конфиденциальности и защиты ЭЦП от использования посторонними
В большинстве электронных систем для работы с ЭЦП применяются два ключа. Один из них является секретным, с его помощью можно подписывать электронные бумаги. Другой — это открытый ключ. Он не даёт возможности официального визирования, но позволяет определять принадлежность и подлинность ЭЦП.
Первый код нужно хранить скрытно, а второй, наоборот передать заинтересованным лицам, которые имеют право прочесть документ (фискальные органы, ПФР, внебюджетные фонды и заинтересованные контрагенты).
Для того чтобы обеспечить хранение секретного ключа, принято использовать различные технические средства:
- Специальные карточки (смарт-карты).
- Дискеты, но этот вариант постепенно теряет популярность.
- Для хранения ключа могут использоваться флешки.
- Иногда применяется хранение секретного ключа в защищённой памяти компьютера.
Из перечисленных вариантов принято считать смарт-карту наиболее надёжной. Здесь необходимо не только физически использовать её, но и предварительно ввести буквенно-цифровой пароль.
Учет электронной подписи на предприятии
Получение электронно-цифровой подписи приходуется в бухгалтерии в качестве нематериальных ценностей. В балансе ее отображают на основании стоимости приобретения и установки, куда входит не только цена покупки, но и другие затраты, которые были произведены, чтобы наладить электронный документооборот.
Заключение
Всё большее значение приобретает сфера работы с электронной документацией. В этой области существует необходимость подтверждать авторство и подлинность таких бумаг. Для этой цели используется электронно-цифровая подпись, которую выдаёт и, в дальнейшем, обслуживает удостоверяющий центр. Возможность уверенно использовать ЭЦП в своей деятельности позволит работать не только эффективнее, но и более комфортно.
О том, как получить и в дальнейшем использовать усиленный цифровой ключ для заверения документации и отчетов, рассказано ниже.
Источник