Уважаемый Юрий, представим себе, что я — обычный сотрудник обычной организации: секретарь, помощник руководителя, офис-менеджер. Руководитель поручил мне оформить электронную подпись для него и, допустим, главного бухгалтера фирмы? С чего начать?
В первую очередь уточните у руководителя, для каких целей ему нужна электронная подпись.
К сожалению, в настоящий момент универсальной электронной подписи не существует: нет универсального ключа электронной подписи и сертификата ключа проверки электронной подписи, которые являются основными элементами применения электронной подписи. Для разных целей требуются разные ключи электронной подписи и разные сертификаты ключа проверки электронной подписи.
Определившись с целями, найдите подходящий Вам удостоверяющий центр (организацию, оказывающую определенные законом услуги по техническому изготовлению и выдаче средств электронной подписи), который «выдаст электронную подпись».
Например, Ваш руководитель отвечает на Ваш вопрос так: «Электронная подпись мне нужна для участия в электронных торгах на электронной торговой площадке». Уточните у руководителя, на какой именно торговой площадке. После этого найдите сайт этой площадки. На сайте должен быть перечень удостоверяющих центров, сертификаты которых принимаются. Выберете из перечня подходящий удостоверяющий центр, найдите ближайшую к Вам точку выдачи сертификатов — офис удостоверяющего центра и звоните туда.
Далее действуйте в том порядке, который Вам сообщит сотрудник удостоверяющего центра. В разных удостоверяющих центрах — разные требования и правила обслуживания клиентов.
Второй вариант ответа Вашего руководителя: «Электронная подпись мне нужна для участия в электронных торгах и сдачи отчетности в Росалкогольрегулирование». Тогда Вам нужно зайти на сайт электронной торговой площадки и на сайт Росалкогольрегулирования, а затем выбрать общий для них и подходящий Вам удостоверяющий центр. Ну а дальше — звонок.
Совет: сразу определитесь, сколько Вам нужно сертификатов (например, для руководителя и для главного бухгалтера) и область применения электронной подписи (для электронных торгов и Росалкогольрегулирования). Это существенно сократит Ваше время общения с удостоверяющим центром.
В Интернете множество предложений по оформлению электронной подписи. Как выбрать удостоверяющий центр и на что следует обратить внимание? Сколько стоит оформление электронной подписи?
В первую очередь, как я отмечал ранее, выбирайте тот удостоверяющий центр, который уполномочен изготавливать сертификаты ключей проверки электронных подписей для нужной Вам цели применения.
Во-вторых, оцените весь спектр областей применения электронной подписи, для которых изготавливает данный удостоверяющий центр свои сертификаты ключей проверки электронных подписей. Чем он шире, тем больше вероятность, что Вам изготовят сертификат с максимальной областью использования. Широта спектра свидетельствует о некоторой устойчивости поставщика услуг. А это тоже важный показатель стабильности и качества исполнителя. Вы же не хотите, чтобы через пару месяцев после того, как Вы воспользовались услугами этого удостоверяющего центра, он закрылся и Вам потребовалось снова тратить деньги и время на поиск нового.
И, в-третьих, смотрите на цену. Крайне важно, что в эту цену входит! Не ориентируйтесь только на стоимость изготовления сертификата. Помните, что как минимум Вам нужен следующий комплект: ключевой носитель, лицензия на право использования средства электронной подписи и сертификат ключа проверки электронной подписи. Стоимость такого комплекта варьируется от 3000 рублей до 7000 рублей. Выбрать есть из чего.
Какие документы требуются от лица, оформляющего электронную подпись, обязательно ли его личное присутствие? Сколько времени занимает оформление электронной подписи?
Комплект представляемых документов на оформление сертификата не нормирован и определяется правилами, устанавливаемыми самим удостоверяющим центром. Обычно в него входят: заявление на изготовление сертификата ключа подписи; правоустанавливающие документы юридического лица (копия устава, выписка из ЕГРЮЛ, копия приказа о назначении руководителя организации); документы должностного лица, на имя которого оформляется сертификат (доверенность от юридического лица владельцу сертификата на совершение тех действий, который определяется областью использования электронной подписи); доверенность на получение ключей и сертификатов, если лицо, на имя которого оформляется сертификат, лично не прибывает в удостоверяющий центр.
Владелец сертификата или его доверенное лицо должен иметь паспорт для удостоверения своей личности.
Большинство удостоверяющих центров требует личного присутствия владельца сертификата или его доверенного представителя для получения сертификата ключа проверки электронной подписи. Бывают случаи оказания услуг и дистанционно (распределённая схема обслуживания). Но это значительно реже.
Прошу обратить внимание, что если удостоверяющий центр предлагает Вам прислать сканы заявительных документов по электронной почте и потом обещает Вам выслать все почтой (обычной или электронной), то бегите подальше от такого удостоверяющего центра!
По прибытии в удостоверяющий центр с полным комплектом заявительных документов, предусмотренных договором (регламентом) услуг удостоверяющего центра, оформление сертификата и выдача комплекта осуществляется, как правило, в течение 15-30 минут. Это не долго. Дольше оформить заявительные документы. И здесь удостоверяющий центр Вам поможет и подскажет, как их оформить, так как он заинтересован обслужить Вас как можно быстрее.
Электронная подпись оформлена. Что должен получить на руки ее владелец? На что стоит обратить особое внимание? Какие меры безопасности должен соблюдать владелец электронной подписи? Как правильно поступить, если в дальнейшем носитель электронной подписи будет утрачен, например, утерян или испорчен?
Важно еще раз подчеркнуть, что электронная подпись формируется владельцем сертификата ключа проверки электронной подписи. Строго говоря, электронные подписи не выдаются, а создаются самим владельцем сертификата.
Это как собственноручные подписи шариковой ручкой в документах, которые мы создаем, подписывая документ. Удостоверяющий центр выдает Вам «шариковую ручку» — комплект средств для создания электронной подписи. В этот комплект, как правило, входят:
- ключевой носитель (дискета, флешка, токен), содержащий файлы с ключом электронной подписи;
- сертификат ключа проверки электронной подписи, который так же в виде файла записан на этот же ключевой носитель;
- копию сертификата ключа проверки электронной подписи на бумажном носителе с подписью и печатью удостоверяющего центра;
- лицензию на право использования программы для ЭВМ, которая в терминах закона называется средством электронной подписи;
- саму программу средства электронной подписи (установочные файлы) и документацию к ней на CD-диске.
Хранение ключа на дискете возможно, но лучше (безопаснее для Вас) использовать более защищенные носители. Наиболее распространены устройства «токен» (например, Rutoken).
Используйте в качестве ключевого носителя токены и никому не сообщайте его ПИН-код. Если никто кроме Вас не знает ПИН-кода, то при его утере или краже ничего фатального не случиться, никто не сможет воспользоваться Вашей электронной подписью и подписать документ.
В случае кражи или утери ключа электронной подписи Вам просто нужно пойти в удостоверяющий центр, сообщить об этом факте и получить новый ключ и новый сертификат ключа проверки электронной подписи. Да, придётся опять заплатить. Но это не страшно, по сравнению с теми последствиями, если бы Вы потеряли или у Вас украли или скопировали ключ подписи, хранящийся на дискете или флешке.
Какие виды подписей бывают? Как выглядит ключ электронной подписи, какие технические средства используются в качестве носителя электронной подписи?
Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определил, что электронные подписи бывают трёх видов: простая электронная подпись, усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись. Все приведенные виды электронных подписей предусматривают наличие ключа электронной подписи, с помощью которого создается электронная подпись.
Ключ электронной подписи выглядит по-разному. Это может быть как строка с паролем в случае использования простой электронной подписи. Но чаще ключ представляет собой большое и длинное число (длиной 256 бит). Понятно, что Вы его не сможете ни запомнить, ни набрать на клавиатуре. Поэтому ключ электронной подписи записывается программно на ключевые носители.
В качестве ключевых носителей может быть дискета, флешка, USB токен (устройство похожее на флешку, но защищенное ПИН-кодом), смарт-карта. CD-диск не используется в качестве ключевого носителя, так как требуется постоянная перезапись ключевого носителя, при каждом создании электронной подписи.
Еще одна актуальная проблема — оформление трудовых отношений с работниками, находящимися в удаленном доступе. Например, головной офис находится в Москве, а работник проживает в Новосибирске и принят для работы по месту жительства. Могут ли документы, касающиеся трудовых отношений с таким работником, оформляться при помощи электронной подписи? Как известно, в документах нужны не только подписи руководителя и кадровика, но и обязательно подпись работника.
19 апреля 2013 года вступили в силу изменения в Трудовом кодексе РФ, касающиеся регулирования труда дистанционных работников, в том числе фрилансеров. Теперь трудовой договор о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами.
Важно отметить, что для подписания электронного трудового договора стороны должны использовать исключительно квалифицированную электронную подпись. Для подтверждения ознакомления с приказом о приеме на работу, правилами внутреннего трудового распорядка, иными документами в электронном виде, сотрудник так же должен использовать только усиленную квалифицированную электронную подпись.
Но учтите, что документы, касающиеся трудовых отношений с дистанционным работником (приказ о приеме на работу, правила внутреннего трудового распорядка, приказы о прекращении трудового договора, о переводе, листок временной нетрудоспособности и т.д.), все равно оформляются в бумажном виде. Просто делается копия этих документов в электронной форме, которая заверяется квалифицированной электронной подписью работодателя и направляется дистанционному работнику на ознакомление. Именно эту копию работник и подписывает своей электронной подписью.
Существует ли судебная практика признания документов, подписанных электронной подписью? Какие виды документов Вы бы посоветовали все-таки дублировать на бумажном носителе или таких документов не существует?
Да, практика признания документов, подписанных электронной подписью, существует и достаточно обширная. Мне приходилось принимать участие в качестве эксперта при проведении компьютерно-технической экспертизы электронных документов, удостоверенных электронной подписью, в рамках уголовных дел. И такие документы были признаны допустимым доказательством и включены в материалы дела.
Отвечая на Ваш второй вопрос, я бы рекомендовал в случае возникновения спора, разрешаемого в судебном порядке, делать заверенные бумажные копии электронных документов для их приложения к исковому заявлению. Это на некоторых этапах упростит судебную процедуру.
Каков срок действия электронной подписи? Что следует делать, если срок истек? Как получить новую электронную подпись? Как следует поступить, если часть документов оформлены «старой» подписью, а отношения продолжаются?
У электронной подписи есть два срока действия. Это связано с тем, что есть ключ подписи и ключ проверки подписи. Первый срок: период времени, в течение которого можно использовать ключ электронной подписи для создания электронной подписи. Второй срок: период времени, в течение которого можно использовать ключ проверки электронной подписи для проверки действительности электронной подписи.
Как правило, срок действия ключа подписи устанавливается равным году, а срок действия ключа проверки подписи устанавливают от года до 15 лет. Таким образом, срок действия ключа проверки подписи и есть срок «действия» электронной подписи.
По истечении года Вы идете в удостоверяющий центр для получения нового ключа подписи и нового сертификата.
Но! Пока не закончится срок действия «старого» сертификата, все Ваши «старые» подписи будут считаться действительными.
Можно ли сохранить признаки электронной подписи при ее переоформлении в другом удостоверяющем центре?
Переоформление электронной подписи — это процедура получения нового ключа подписи и соответствующего ему сертификата ключа проверки электронной подписи. Поэтому ничего не сохраняется из старого сертификата.
Все Ваши данные, заносимые в сертификат, нужно подтверждать документально заново: и Ф.И.О., и должность, и правомочия. Они же могли измениться за прошедший период. А удостоверяющий центр несет юридическую, законом установленную, ответственность за достоверность на момент изготовления сертификата сведений, которые заносятся в сертификат.
Как вы видите перспективы развития этого направления? Будет ли оно столь же интенсивным и всеобъемлющим, как внедрение пластиковых карт, платежных терминалов и т.п.?
Перспективы развития применения электронной подписи неразрывно связаны с отказом от бумажных форм документов и переход на электронный документооборот. А повсеместное внедрение электронного документооборота неизбежно в исторически короткой перспективе.
Беседовала Светлана Бузенкова
Источник