Если учреждение оплачивает только сертификат, а токен получает в рамках данной услуги, то расходы по договору нужно отнести на подстатью КОСГУ 226.
Если учреждение самостоятельно приобретает токен, а сертификат ЭЦП оплачивает отдельно, тогда расходы распределяют следующим образом: покупка токена — статьи КОСГУ 310 или 340; оплата сертификата, программного обеспечения — подстатья КОСГУ 226. Это следует из раздела V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 г. № 65н.
Обоснование Как отразить в бухучете расходы на оформление сертификата ключа ЭЦП
Порядок отражения расходов на оформление сертификата ключа ЭЦП зависит от двух факторов:
1. учреждение самостоятельно приобретает usb-носитель информации (флешку или токен) или же получает его в рамках договора на оформление сертификата ключа ЭЦП;
2. когда договор на ЭЦП заключен с учетом usb-носителя: выделен носитель отдельно (в тексте договора или, например, в спецификации) или нет.
Рассмотрим каждый вариант.
Вариант 1. Учреждение оплачивает только получение сертификата, а носитель получает в рамках данной услуги.
В таком случае расходы отнесите на подстатью КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н).
При отражении ЭЦП в бухучете нужно исходить из того, как заключен договор. Если в договоре носитель выделен отдельно, а сертификат ЭЦП отдельно (например, в спецификации), тогда носитель (флешку или токен) нужно отразить на балансе.*
Если же в договоре носитель отдельно не выделен, расходы на получение сертификата ключа включите в состав расходов будущих периодов (на счет 401.50 «Расходы будущих периодов»). А потом списывайте на себестоимость или текущие расходы. Порядок списания расходов, которые относятся к нескольким отчетным периодам, учреждение устанавливает самостоятельно. Для этого закрепите его в учетной политике. Например, так: «Списывать на текущие расходы (счет 401.20) равными долями в течение срока использования».
Об этом сказано в пункте 124 Инструкции № 162н, пункте 160 Инструкции № 174н, пункте 188 Инструкции № 183н, пункте 302 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Вариант 2. Учреждение самостоятельно приобретает носитель информации (флешку или токен), а сертификат ЭЦП оплачивает отдельно.
В таком случае расходы распределите так:
приобретение носителя: по статье КОСГУ 310 или 340 в зависимости от того, к какой группе нефинансовых активов будет отнесен носитель;
оплату за получение сертификата — на подстатью КОСГУ 226.
Такой порядок следует из раздела V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.*
В данном случае usb-носитель (флешку или токен) включите в состав основных средств или материальных запасов. А расходы на получение сертификата ключа включите в состав расходов будущих периодов (на счет 401.50 «Расходы будущих периодов»).
Дальнейший учет носителя
В дальнейшем, когда ключ ЭЦП на флешке передаете в пользование сотруднику (например, руководителю или главному бухгалтеру), зафиксируйте это в учете. Для этого отразите внутреннее перемещение носителя между субсчетами (аналитическими кодами) счета, на котором учтен носитель. И одновременно учтите его за балансом на счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». Об этом сказано в пунктах 116, 385Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Совет: так как порядок учета ключа ЭЦП четко не регламентирован, согласуйте его с учредителем и закрепите в учетной политике. Это поможет избежать разногласий с проверяющими.
Ситуация. КОСГУ на покупку ключа электронной цифровой подписи
Предмет договора: «Исполнитель обязуется оказать комплекс услуг, направленных на обеспечение защиты информации клиента. Данный комплекс предусматривает (в рамках одного договора) изготовление сертификатов открытых ключей электронной цифровой подписи (ЭЦП), выдачу сертификатов ключей в форме документов на бумажных носителях и в форме электронных документов с информацией об их действии на флеш-карте».
Поставщик отдельно выставил акт об оказании услуг и товарную накладную.
Рассмотрим, какой код КОСГУ выбрать:
Обоснование: ключ электронной подписи — уникальная последовательность символов, которая хранится в памяти флеш-карты в зашифрованном виде. Сертификат ключа — бумажный или электронный документ. Он подтверждает принадлежность ключа владельцу сертификата ключа. Удостоверяющий центр оказывает услуги: изготавливает сертификаты ключей ЭЦП, ведет их реестр, создает сами ключи. Следовательно, сама ЭЦП, как и ее сертификат, не может быть нефинансовым активом.
Услуги удостоверяющего центра — комплекс услуг по защите электронного документооборота учреждения с использованием сертификационных средств защиты. Поэтому расходы нужно отражать по подстатье 226 КОСГУ. Так как учреждение получает флешку в рамках договора на оформление сертификата ключа электронной цифровой подписи, отражать расходы по статье 340 КОСГУ не нужно.
Источник