29 октября состоялся онлайн-семинар «Электронные документы в суде: защита и обвинение». По традиции, мы собрали все вопросы с вебинара и передали их экспертам. Получился краткий экскурс по проблемам использования электронных документов в судебных разбирательствах.
Содержание
Эксперты вебинара
1. Ermolchenko Elena: Закон как-либо ограничивает форматы документов? Есть ли официально разрешенные форматы?
Карина Кассис: Елена, для электронных счетов-фактур утвержден Приказом ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ обязательный к применению формат .XML. Возможно, аналогичные примеры есть и в отраслевом законодательстве. Также существуют рекомендованные, то есть необязательные для применения, форматы, например, для товарных накладных и актов выполненных работ (услуг), которые утверждены Приказом ФНС РФ от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@.
Дмитрий Хитров: При организации электронного документооборота между компаниями стороны вправе руководствоваться форматами документов по соглашению сторон, с учетом того, что вторая сторона должна иметь возможность ознакомиться с этим документом. В то же время стоит помнить, что если для документа предусмотрен утвержденный формат (в настоящее время только для счетов-фактур и отчетности в государственные органы), то он является обязательным для сторон, т.к. именно в таком формате вы будете обязаны предоставить эти документы в случае проверки.
2. Мишин Алексей: В договоре стороны выбрали способ подписания первички электронным способом. Для этого мы приобрели ПО, выдали всем ключи (усиленная неквалифицированная подпись). Документы подписываем, вопросов нет. ПО позволяет видеть, кто подписывает, проверить ключ. Но! Если распечатать акт, который подписан данной подписью, то на этом документе нет никаких указаний на то, что этот документ подписан электронной подписью. Как нам придать юридическую силу данному документу (может запросить налоговая, суд и т.д.).
Карина Кассис: Алексей, это особенность ПО, в части указания в печатной форме информации о том, что документ подписан ЭП. При выгрузке документов, например, из Synerdocs, в печатных формах документов проставляется штамп с информацией о подписантах. Не забывайте, что обмениваться электронными счетами-фактурами необходимо только через операторов ЭДО, в соответствии с приказом Минфина № 50н.
При печати документ следует заверить собственноручной подписью руководителя или уполномоченного на то лица и печатью организации — стандартная процедура создания копии. Распечатанный электронный документ — не что иное, как его бумажная копия.
3. Омигов Антон Владимирович: Подано исковое заявление в электронном виде, и оно же отправлено с приложениями по почте в оригинале. Судом приняты оба заявления (2 дела) по одному исковому заявлению. Как быть в такой ситуации?
Дмитрий Хитров: Антон Владимирович, в этом случае необходимо подать в Арбитражный суд ходатайство (заявление) об объединении дел с указанием причины, что это идентичные иски, поданные в разной форме.
В будущем настоятельно рекомендуем вам при подаче документов на бумаге, которые подавались ранее уже в электронном виде через систему my.arbitr.ru, указывать на бумаге, что это дубликат электронного заявления, или использовать только один канал подачи иска, приобщая материалы в ходе судебного заседания, если это требуется.
4. Коркина Алла: Как подтвердить достоверность электронной переписки между сторонами?
Нина Соловяненко: Вопрос требует конкретизации. По общему правилу — при помощи электронной подписи и сертификата ЭП.
Дмитрий Хитров: Алла, понятие «достоверность» электронной переписки весьма объемное, поэтому требуется уточнить, что именно имеется ввиду под «достоверностью». Подтвердить факт направления электронного сообщения, например, может оператор связи или оператор электронного документооборота, если вы обмениваетесь со своими контрагентами официальными электронными письмами.
Если же вам необходимо подтвердить сам факт содержания переписки — это могут сделать нотариусы, которые засвидетельствуют наличие и содержание переписки между сторонами.
В любом случае мы рекомендуем вам до перехода к «электронному общению» заключить со своим контрагентом соглашение об обмене электронными сообщениями или предусмотреть такую возможность обмена сообщениями в самом договоре.
5. Сухорукова Валерия: При подаче документов в суд в электронном виде документы отправляются как отсканированный оригинал или надо написать копия верна и печать и затем сканировать? Как судья поймет это оригинал или нет, если по требованиям черно-белая копия?
Нина Соловяненко: Отсканированные бумажные документы — это «отсканированная копия» по смыслу Временного порядка подачи документов в электронном виде в ВС РФ, которым предусмотрено, что сканируется оригинал. Причем скан должен содержать признаки подлинности. Фактически скан — это электронный образ подлинника в формате .PDF в черно-белом либо сером цвете (качество — не менее 200 точек на дюйм), обеспечивающем сохранение всех аутентичных признаков подлинности, а именно: графической подписи лица, печати, углового штампа бланка (если приемлемо), а также исходящего номера и даты заявления.
Дмитрий Хитров: На самом деле в этом есть небольшой «пробел» Временных правил подачи документов в электронной форме.
Согласно АПК РФ, в суд предоставляются или оригиналы документов, или надлежащим образом заверенные копии. Поскольку отсканированные образы, в вашем случае, не являются оригиналами документов — их необходимо «надлежащим образом заверить», чтобы направить в суд.
При проставлении отметки «копия верна» не стоит забывать, что такая отметка должна содержать подпись ответственного лица, расшифровку подписи и дату заверения копии. Стоит также быть готовыми и к тому, что в процессе судья может попросить оригиналы документов для ознакомления.
6. Колесников Всеволод: Меня как системного администратора юрист просил однажды подписать документы. Указал, что письма распечатаны с почтового сервера и полностью соответствуют версии, полученной сервером и распечатаны без изменений… Это имеет какую-то юридическую силу?
Дмитрий Хитров: С точки зрения закона весьма спорное утверждение. Есть выдержка из хорошего детского стихотворения: «… Однако во время пути собачка могла подрасти». Само по себе получение какого-либо сообщения на сервер почты еще не доказывает того факта, что сообщение именно в такой форме было отправлено с сервера отправителя и не было перехвачено или изменено «по пути». Для того чтобы доказать «целостность» документа и его неизменность, необходимо применять электронную подпись, причем в этом случае не важно — квалифицированную или неквалифицированную, но обязательно усиленную.
К большому сожалению, других форм «быстрого» доказательства «неизменности» электронного файла, отправленного одной стороной другой, сейчас придумать очень сложно.
7. Демьянов Василий: Какие нормативные акты регламентируют состояние ЭЦП? Например: ЭЦП (на юр. лицо) выпущена на сотрудника, который вчера уволился, но этим ЭЦП сегодня подписали документ. Такой документ является ли «верным»?
Нина Соловяненко: Такой документ будет считаться подписанным неуполномоченным лицом, поскольку полномочия сотрудника прекратились с момента его увольнения. Здесь нет сугубо «электронной специфики». Проблема актуальности сертификата решается внутренними актами компании, а также путем взаимодействия с УЦ (ФЗ об электронной подписи).
Дмитрий Хитров: Василий, в этом случае есть понятие «верный» и «легитимный» документ. По сути, электронный документ, если электронную подпись не отозвали, подписать не составляет никаких проблем, и технически это произойдет также легко. Но стоит понимать, что в ходе судебного процесса или на стадии досудебного урегулирования вы можете заявить о том, что данный сотрудник не имел таких полномочий.
Вообще такая процедура, как «отзыв» электронной подписи, не является сложной, не требует много бумаг — достаточно направить в удостоверяющий центр, где получали электронную подпись, заявление об ее отзыве.
Во избежание конфликтных ситуаций мы настоятельно рекомендуем: если вы пользуетесь электронными подписями, введите себе «за правило» сразу же отзывать сертификат уволившегося сотрудника или назначьте ответственного за отзыв, чтобы информационные системы не могли позволить подписывать электронные документы в автоматическом режиме после того, как сертификат бывает «отозван».
8. Кузьмин Дмитрий: Что делать, если удостоверяющий центр прекратит свое существование?
Карина Кассис: Дмитрий, если УЦ прекратил действие без передачи своих функций другому УЦ, то сертификат становится недействительным. Но все подписи, сделанные до этого момента, будут валидны. Кроме того, за месяц УЦ вас предупредит о том, что прекращает работу. Если функции УЦ передаются другому УЦ, то сертификат продолжает действие. Все эти положения есть в Федеральном Законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
9. Андрей Бабере: Как проверяется идентичность бумажного и электронного документа после распечатки? Или просто на уровне доверия к электронным средствам, которые подтверждают электронную подпись? Где именно написано, что обязанность отозвать сертификат сотрудника возлагается на работодателя?
Дмитрий Хитров: На самом деле информационные системы (программы, операторы и т.д.) используют средства криптографической защиты информации, сертифицированные ФСТЭК и ФСБ, которые и отвечают за «идентичность» бумажного и электронного документа. По сути, при ее «неидентичности» программные средства не позволят распечатать документ — он попросту «не сойдется».
Собственно, для подтверждения «идентичности» можно предоставить и электронный файл, подписанный электронной подписью — расшифровать его, посмотреть подпись и содержание файла не представляет большого труда — в большинстве систем это реализуется автоматически. А в случае, если одна из сторон заведомо подменит документ, в силу вступает уже совсем другой кодекс, нежели гражданский…
Карина Кассис: Процесс отзыва сертификата детально прописывается в регламентах Удостоверяющих центров, с которыми вы работаете. Там же следует искать ответ, как остановить действие ЭП уволившегося сотрудника. Обычно в УЦ необходимо предоставить документ, подтверждающий увольнение — этого основания достаточно для отзыва.
Также этот процесс должен регулироваться внутренними регламентами предприятия, описывающими процесс увольнения. Например, увольняющийся сотрудник получает на руки обходной лист, в нем среди прочих указана ИТ-служба, которая должна закрыть доступ бывшего сотрудника к корпоративным информационным системам. Таким образом, после увольнения у лица попросту не должно быть доступа к электронным документам предприятия, а, значит, подписание их будет также недоступно.
10. Иглинова Ирина Григорьевна: Как получить электронную подпись?
Карина Кассис: Для получения ЭП нужно обратиться в Удостоверяющий центр. Список аккредитованных УЦ, которые выдают сертификат квалифицированной ЭП, есть на сайте Минкомсвязи. Как получить электронную подпись для работы в Synerdocs, вы можете узнать на сайте — www.synerdocs.ru/signature.
11. Романченко Александр: Есть ли ещё примеры реальных судебных дел?
Дмитрий Хитров: Судебных дел достаточно много, причем они «направляют» как в сторону использования электронных документов, так и против них. Ответить на ваш вопрос «с наскока» не представляется возможным, обратитесь ко мне по адресу электронной почты KhitrovDA@e-arbitrage.biz, и я помогу Вам найти ответы на вопросы и еще несколько дел, в которых фигурируют «электронные документы».
12. Андрей Бабере: Кто проводит аудит ПО, после которого суд признает корректность проверки и доверяет ПО?
Дмитрий Хитров: Все средства криптографической защиты (а это и есть средства, формирующие электронную подпись) проходят сертификацию ФСТЭК и ФСБ РФ. При наличии такого сертификата какой-то дополнительной проверки ПО не требуется. По сути, программы, которые ставят «подпись», действуют как «создатель пазла» — на одной стороне (отправитель) разбирают файл, а на другой (получатель) быстро собирают его обратно, позволяя определить, менялся ли документ, и кем он был подписан.
13. Коркина Алла: В системе Мой Арбитр (арбитражные споры) все документы загружаются и используются без ЭП, при этом суды не запрашивают данных по ЭП и подтверждения достоверности отправителя. Как-то будет регулироваться данный вопрос законодателем?
Дмитрий Хитров: Этот вопрос, скорее, стоит адресовать Верховному суду РФ, который отвечает за содержание этой системы. По сути, используя электронную почту при регистрации, вы «проставляете» простую электронную подпись, но она служит лишь косвенным подтверждением вашей личности. На самом деле, вы можете передать свои споры третейским судам, входящим в нашу систему, — мы не используем неверифицированные учетные записи, и все документы, передаваемые в системе, всегда подписываются электронной подписью арбитров и сторон.
14. Садыков Айрат: Сколько лет хранится документ в системе у оператора?
Карина Кассис: Айрат, в целом обязанность хранить документы, которые отправил или получил клиент, лежит непосредственно на нем. В остальном, в нашем сервисе документы хранятся по умолчанию 5 лет. Если нужны какие-то особые условия хранения, например, хранить документы дольше, то все это обсуждается и фиксируется в соглашении.
15. Кузьмин Дмитрий: Планируются ли изменения в АПК относительно направления электронных документов?
Карина Кассис: Да. Например, еще зимой 2015 года в Госдуму России был внесен законопроект N 686611-6, обеспечивающий возможность использования электронных документов в суде. Проект закона предлагает закрепить особенности работы с электронными документами в УПК РФ, ГПК РФ и АПК РФ. Так, участники уголовного судопроизводства смогут направлять в суд электронные ходатайства, жалобы, заявления и другие документы. Вместе с этим судья сможет подписывать электронные судебные решения с помощью квалифицированной электронной подписи.
Также возможность направлять электронные документы в суд закрепляется в АПК РФ и ГПК РФ. Изменения планируется ввести с 1 января 2016 года. До этого момента будет происходить подготовка рабочих мест судей.
16. Бабере Андрей: Нина Ивановна, т.е. даже при поголовном внедрении ЭП мы не сможем отказаться от бумаги?
Нина Соловяненко: Мы с Вами, наверное, сможем, а вот обычный простой человек, который не проводит значительную часть времени в интернете — нет.
Вуйлов Геннадий Борисович: В случае появления унифицированного процессуального кодекса (ГПК+АПК) останется ли электронная система подачи документов?
Нина Соловяненко: Думаю, останется.
17. Шадрин Сергей Юрьевич: Письмо деду морозу должно быть подписано ЭЦП? 🙂
Нина Соловяненко: Достаточно простой электронной подписи.
Дмитрий Хитров: Да, и обязательно квалифицированной! Только использование квалифицированной подписи позволит Дедушке Морозу определить, кто отправил ему это письмо, когда он это сделал, а злобным оленям Санта Клауса не позволит в процессе, пока письмо идет Дедушке, внести хоть какие-то изменения в его содержание и «подменить» подарок, который вы просите. 🙂
Карина Кассис: Просто регистрируйтесь в Synerdocs по адресу электронной почты (выберите опцию «Регистрация без сертификата») — и сервис вам выдаст тестовый сертификат. Именно с его помощью вы сможете подписать письмо Деду Морозу Synerdocs. 😉
Источник