С развитием технологий ЭЦП для юридического лица становится важнейшим инструментом, позволяющим эффективно вести дела, осуществляя документооборот, представление всех видов отчетности и ведение деловой переписки в электронном виде. ЭЦП осуществляет те же функции, как и обычная подпись в реальной жизни, т. е. подтверждает информацию, содержащуюся в документе. Наша публикация расскажет о том, где получить ЭЦП и как оформить получение представителю юридического лица.
Содержание
Какая электронная подпись используется в организации
ЭЦП стала неотъемлемым атрибутом деловой жизни компании, а ее применение регламентирует закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. ЭЦП удостоверяет документ в электронном формате, отождествляя его с росчерком пера, визирующего документ на бумаге.
Обладающий различными уровнями безопасности, этот аналог собственноручной подписи подразделяется на три категории (простую, квалифицированную и неквалифицированную) в зависимости от информативности и конфедициальности заверяемых документов.
Для осуществления внутрифирменного и межкорпоративного электронного документооборота компании (например, в распорядительных, организационных, кадровых документах) вполне достаточно простой электронной подписи. Арбитражные суды принимают подписанные простой ЭЦП, документы в качестве доказательств в процессе рассмотрения дел. При взаимодействии с контролирующими органами (представлении отчетных данных в ПФР, ФСС, ФНС), участии в электронных торгах и многих других операциях от юридических лиц потребуется заверение документации усиленной квалифицированной подписью.
Законом не ограничивается число сотрудников одной фирмы, которые вправе получить личную ЭЦП для применения ее в визировании разных видов документации. При этом уполномоченное лицо может подписывать документы лично и использовать виртуальный аналог автографа.
Где получить электронную подпись
Изготовление ЭЦП для ООО, предприятий других форм собственности и частных лиц — прерогатива специализированных фирм со статусом удостоверяющих центров (УЦ). Для того, чтобы получить электронную подпись, необходимо выбрать УЦ, апеллируя к перечню этих организаций на едином портале ЭЦП.
Удостоверяющие центры для получения ЭЦП, на которых компании стоит обратить внимание, должны быть аккредитованы, иметь в наличии:
- высокотехнологичное оснащение для выдачи ЭЦП с разным функционалом;
- штат специалистов с подтвержденным уровнем профессионализма;
- буклеты-предложения с описанием предоставляемых услуг, их стоимостью и сроками исполнения.
Обязательный комплект форм для представления в УЦ включает:
- Удостоверенные нотариально копии, свидетельств о госрегистрации компании и постановке на учет в ИФНС;
- Оригинал или нотариальную копию выписки из ЕГРЮЛ. Срок действия документа не более 1 мес.;
- Заявление об оформлении сертификата ЭЦП на имя руководителя УЦ;
- Распоряжение о назначении руководителя, заверенное печатью фирмы и подписью полномочного представителя, если ЭЦП создается для директора компании;
- Удостоверенная печатью организации и подписью директора доверенность компании с указанием полномочий сотрудника, если ЭЦП создается для любого другого представителя компании;
- СНИЛС и паспорт сотрудника (+ их копии), для которого производится выпуск ЭЦП.
ЗАО или ОАО вправе оформить ЭЦП для управляющего, если на него возложены функции единоличного исполнительного органа. В этом случае необходимо дополнить пакет документов следующими копиями, заверенными нотариусом:
- Решения собрания акционеров о передаче управляющему функций единоличного исполнительного субъекта;
- Устава компании, в частности, листов со сведениями о передаче обязанностей единоличного исполнительного органа управляющему.
Электронная цифровая подпись для юридических лиц — аналог подписи полномочного лица, поэтому для ее получения необходимо представление личных данных сотрудника. Однако, поскольку он оформляет ЭЦП для рабочих целей компании, то действовать должен от ее имени на основании доверенности. Компания, в свою очередь, становится заявителем на создание подписи для определенного сотрудника. Доверенность на получение подписи оформляется в свободной форме, но имеет обязательные реквизиты:
- наименование, юридический адрес и ИНН/КПП фирмы — получателя ЭЦП;
- ФИО, паспортные данные и образец подписи лица, подающего заявление на оформление ЭЦП и ее выдачу;
- перечень полномочий представителя компании;
- дата выдачи и срок действия доверенности.
Получение электронной подписи для юридических лиц
В процедуру оформления ЭЦП входят следующие этапы:
Источник