Электронный документооборот повсеместно заменяет бумажный. Соответственно, возникает необходимость каким-то образом заверять достоверность документов и личность их подписанта. В связи с этими проблемами многие руководители и бухгалтеры предприятий задаются массой вопросов, в том числе — как пользоваться ЭЦП и каков правовой режим заверенного ею документа.
Содержание
Зачем нужна ЭЦП
Сфера применения электронной подписи в последнее время существенно расширилась и включает такие правоотношения, как:
- организация юридически значимого электронного документооборота как внутри предприятия, так и вне его: с контрагентами, партнерами, клиентами;
- интернет-торговля товарами и услугами;
- электронный банкинг — оплата счетов, распоряжение средствами, получение займов и заключение депозитных договоров;
- регистрация сделок с недвижимостью;
- таможенное декларирование ввезенных товаров;
- участие в электронных торгах государственного и корпоративного заказа;
- отчетность перед территориальными органами ФНС, Росстата, фондов социального страхования и другими контролирующими структурами;
- получение доступа к административным услугам, которые предоставляются рядом ведомств в электронном виде;
- доступ к ведомственным системам (в том числе ЕИАС ФСТ России).
Использование ЭЦП для многих крупных предприятий стало не просто желательным, а необходимым. С 2014 года электронную отчетность, заверенную ЭЦП, обязаны подавать:
- в территориальный налоговый орган:
- плательщики НДС — все без исключения;
- учреждения, среднесписочная численность наемного персонала которых за 2013 год составила 100 и более человек;
- организации, численность работников которой на момент создания превысила 100 людей, а также иные крупные (по определению налоговой) предприятия;
- в территориальный орган ПФ РФ и ФСС — организации. В которых количество работников превысило 25 лиц.
Стоит заметить, что формировать в один орган электронную, а в другие — бумажную отчетность предельно неудобно. По этой причине переходить на безбумажный документооборот и использование оцифрованной подписи нужно одновременно «на всех фронтах».
ЭЦП — юридический аналог личной подписи
В деловом документообороте сегодня используются два равнозначных понятия — электронная и цифровая электронная подпись. Смена терминологии произошла по причине отмены федерального закона «Об ЭЦП» и вступления в силу аналогичного акта «Об ЭП».
Еще статья 3 «Правовой режим использования электронной подписи» первого из названных актов установила, что ЭЦП по своей юридической силе равнозначна собственной личной подписи при следовании некоторым правилам, а именно:
- при использовании не нарушается законодательство;
- подтверждена подлинность ЭЦП;
- закрытый личный ключ ЭЦП (набор символов, использующийся для создания электронных подписей) принадлежит подписанту;
- сроковый сертификат ключа действовал в момент заверки документа.
Статья 6 действующего профильного закона установила аналогичные правила с оговоркой, что законодательством может предписываться существование отдельных документов исключительно в бумажном виде. Это, к примеру:
- общегражданский паспорт;
- свидетельства, выданные органами регистрации актов гражданского состояния: о рождении, смерти, изменении личного имени;
- нотариально удостоверенные документы;
- вексель.
Стоит напомнить, что гражданское и хозяйственное право регулируют отношения исходя из принципа: разрешено все, что не запрещено. Поэтому создание оцифрованных документов и использование электронной цифровой подписи возможно относительно всех документов, издателем которых является частное лицо — физическое или юридическое. Статьи 10 и 11 закона указали на то, что оцифрованный документ является равнозначным с бумажным, заверенным личной подписью, в том случае, когда он подписан квалифицированной электронной подписью.
И наоборот: документы, подписанные простой либо усиленной неквалифицированной подписью приравниваются к лично подписанным бумажным только тогда, когда это прямо установили:
- федеральный закон или подзаконный правовой акт;
- письменное соглашение об использовании электронной подписи участников электронного документооборота.
Таким образом, только квалифицированная электронная подпись признается равной личной подписи на бумажном носителе во всех случаях, когда допускается создание электронного документа.
ЭЦП — замена печати учреждения
В случае когда ЭЦП использует физическое лицо, она заменяет его собственноручную подпись.
Если ЭЦП поставлена юридическим лицом, последняя заменяет также и печать, поскольку содержит неразделимый комплект таких данных:
- название и налоговый код учреждения;
- ФИО и должность подписывающего — руководителя, его заместителя, главного бухгалтера или другого уполномоченного представителя, который, визируя документ, выступает от имени юридического лица;
- срок действия сертификата ключа.
Постановлением Правительства РФ от 13.08.2016 N 789 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» утверждён порядок использования физическими лицами простой электронной подписи при получении государственных и муниципальных услуг в электронной форме. Документом устанавливается, что физлица с помощью мобильного телефона, смартфона или планшета могут заполнить и подписать заявление в личном кабинете на Едином портале государственных и муниципальных услуг.
Постановлением также уточняется порядок создания (замены) и выдачи ключа простой электронной подписи на основании письменного заявления при явке заявителя на личный прием. Отмечается, что произвести любые операции с ключом оператор выдачи ключа сможет только после того, как заявитель получит ответ на свой запрос от другого оператора — единой системы идентификации и аутентификации. При этом ответ гражданин получит через СМС.
Сложно ли научиться пользоваться ЭЦП
Потенциального пользователя ЭЦП не должна смущать техническая сложность программного обеспечения, криптографии и шифрования, с помощью которого функционирует система. Интерфейс программы для создания ЭЦП очень прост и интуитивно понятен. Таким образом, подписанту не обязательно иметь не только высшее техническое, но и вообще какое-либо образование. Достаточно элементарной компьютерной грамоты и понимания того, где находится адресная строка и как зайти на нужный сайт.
Проще говоря, если человек самостоятельно создал и отредактировал документ в программе Word или Excel, можно с уверенностью утверждать, что он быстро научится подписывать его ЭЦП.
Принцип использования ЭЦП
Перед тем как работать с электронной подписью, важно уяснить, что подписание электронного документа не влияет на его фактическое содержание. К исходному тексту, рисунку, таблице добавляется дополнительный блок сведений, имеющий название ЭЦП.
Можно выделить две ключевые стадии формирования данного блока. На начальной с использованием специального программного обеспечения рассчитывается математическим способом message digest — изложение (отображение) сообщения.
Такому изложению присущи некоторые особенности, в том числе:
- фиксированная длина, которая не зависит от длины и количества символов в сообщении;
- уникальное содержание;
- невозможность восстановления текста или сущности сообщения по его отображению.
Поскольку отпечаток документа соответствует его тексту на момент скрепления подписью, то любое изменение (умышленное или невольное) нарушит их соотношение. Проверка ЭЦП стороной-получателем выявит факт модификации данных.
На заключительной стадии использования ЭЦП полученное от исходного документа изложение программным способом шифруется с помощью личного (закрытого) ключа автора. Последний существует в единственном экземпляре и сохраняется его владельцем на флэш-карте. Далее документ передается обычным способом, например — по электронной почте.
Шифрованный документ, подписанный ЭЦП, дает возможность предотвратить его модификацию третьими лицами. Поэтому использование защищенного канала телекоммуникационной связи не требуется. Раскодировать ЭЦП и получить исходное отображение, которое должно соответствовать документу, может только владелец открытого ключа, которого автор (издатель) документа наделил подобной возможностью.
Как видим, расчет отображения текста застрахует его отправителя и получателя от риска изменения посторонними после скрепления подписью. В свою очередь, шифрование закрытым ключом издателя дает возможность идентифицировать его личность при получении документа.
Дополнительные возможности
Разбираясь с тонкостями того, как пользоваться электронной подписью, попутно следует обратить внимание на ее вспомогательные возможности. Она очень удобна в работе с документами, предполагающими некие сроки, функция фиксации времени скрепления документа подписью. Возможна регистрация не только даты, но и времени суток вплоть до секунд. Изменить отметку о времени наложения подписи впоследствии не сможет даже сам подписант.
Передавать документацию, которая содержит коммерческую тайну или персональные данные работников либо клиентов, через незащищенный канал связи нужно, используя режим шифрования. Кодировка происходит с помощью сертификата закрытого ключа автора. Расшифровка возможна при использовании открытого ключа получателя. Соответственно, никто, кроме адресата, доступа к документу иметь не будет.
Стандартная процедура
Использование электронной цифровой подписи обычно предполагает выполнение действий с документами Microsoft Office. Нужно отметить, что нюансы их реализации могут варьироваться.
Обычный алгоритм следующий:
- создаем текст;
- добавляем строку для размещения подписи;
- ставим подпись в подготовленную ранее строку.
Чтобы добавить строку подписи MS Office в файл, нужно провести такие простые действия:
- компьютерной мышью или кнопками перемещаем курсор туда, где будет размещаться строка для подписи;
- ищем вкладку «Правка», выбираем «Вставка», далее — «Текст»;
- наводим курсор на строку «Строка подписи» всплывающего меню и выбираем «Строка подписи MS Office»;
- проводим настраивание подписи в появившемся окне, куда вводим запрашиваемые сведения о подписанте.
Если требуется несколько подписей, например, директора и бухгалтера, нужно создать еще одну строку по той же схеме. Для подписания необходимо выделить созданную ранее строку ввода.
Далее открываем окно «Подпись» и выполняем одно из таких действий:
- вводим свое имя;
- при этом автоматически подтянется визуальная версия ЭЦП;
- нажимаем кнопку «Выбрать рисунок» и используем изображение для поиска своей подписи;
- нажимаем кнопку «Подписать», если настроена программа для ЭЦП.
Готово — подпись создана и можно отправлять документ адресату.
Источник