Как получить эцп для дистанционного трудового договора

Не нужно регистрировать обособленное подразделение, арендовать помещения и создавать стационарные рабочие места, проводить спецоценку, оформлять трудовую книжку (если работник согласен) и др. При проверке инспекторы обязательно посмотрят, как оформлены трудовые отношения с удаленными работниками. Штрафы за нарушения могут свести на нет все преимущества дистанционной работы.

Ошибка 1. Стороны обмениваются документами по электронной почте без цифровой подписи

Стороны трудового договора решают сами, как обмениваться документами — в электронной форме или в бумажной (ч. первая ст. 312.2 ТК РФ). Путем обмена электронными документами можно заключить трудовой договор, знакомиться с локальными актами, приказами и др. (ч. пятая ст. 312.2 ТК РФ).

Чтобы электронный документ имел силу, его подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью, сокращенно ЭЦП (ч. четвертая ст. 312.1 ТК РФ, ч. 1 ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Факт того, что сотрудник с ним ознакомился, подтвердит ответное письмо, заверенное ЭЦП.

Риск. Если стороны не применяют электронную подпись, то в случае недоразумений им трудно подтвердить свою позицию. Так, без ЭЦП сложно расторгнуть трудовой договор по инициативе работодателя. Ведь чтобы уволить, например, за прогул, придется запросить у сотрудника объяснения.

• Важная статья:
• Регистрировать ли подразделение там, где работает дистанционщик

Работник может заявить, что у него отсутствует электронная цифровая подпись и, следовательно, он не знакомился с локальными актами, приказом, другими документами, а то и вовсе не подписывал трудовой договор. В таком случае условия трудового договора суд посчитает несогласованными (апелляционное определение Курганского областного суда от 11 июня 2015 г. № 33—1534/2015).

Если вы не используете электронную подпись, вызывайте сотрудника в офис, чтобы оформить кадровые процедуры, либо направляйте бумаги курьером, обычной почтой. Если планируете применять электронную подпись, регламентируйте электронный документооборот в компании локальным актом. Укажите, кто и когда использует электронную подпись, порядок регистрации и хранения электронных документов и т. д.

Ошибка 2. В трудовом договоре не прописали дистанционный характер работы

Чтобы официально оформить сотрудника на удаленке, с ним нужно заключать трудовой договор именно о дистанционной работе. В тексте трудового договора обязательно должен быть прописан характер работы — дистанционный (ст. 312.1 ТК РФ).

Риск. Если трудовой договор не содержит положения о том, что работник трудится дистанционно, значит, он выполняет свои обязанности в офисе со всеми вытекающими последствиями. При проверке возможен штраф за то, что компания не провела спецоценку рабочего места, нарушила правила ведения трудовых книжек (ч. первая ст. 5.27, ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ) и т. д.

Ошибка 3. Не отследили налоговый статус дистанционного сотрудника

Если работник провел за пределами России больше 183 календарных дней в течение последних 12 месяцев, он теряет статус налогового резидента (п. 2 ст. 207 НК РФ). Работодатель должен отчислять за него НДФЛ по повышенной ставке — 30 процентов вместо 13 (п. 3 ст. 224 НК РФ).

Риск. По закону работник не обязан подтверждать налоговый статус, но работодатель как источник выплаты налога несет ответственность за неуплату НДФЛ. Если работодатель не перечислил НДФЛ за своего сотрудника, он должен будет доплатить налоги и штраф — 20 процентов от неуплаченной суммы (ст. 123 НК РФ).

Чтобы минимизировать налоговые риски, необходимо определять налоговый статус работника при приеме на работу и далее не реже чем каждые шесть месяцев. Включите в трудовой договор порядок, в котором сотрудник подтверждает даты выезда за рубеж. Например, у него можно запрашивать загранпаспорт с отметками о пересечении границы, квитанции о проживании в гостинице, билеты и другие документы.

Ошибка 4. В договоре не указали условия связи с работником

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный сотрудник определяет самостоятельно. Но если характер работы требует, чтобы сотрудник выполнял работу в определенные дни или часы, то конкретный режим работы нужно закрепить в трудовом договоре (ч. первая ст. 312. 4 ТК РФ).

Риск. Работодатель ограничен в возможности контролировать место работы и передвижение дистанционного сотрудника в течение рабочего дня. Если не прописать в деталях, как будут взаимодействовать стороны, компания может утратить контроль за удаленным сотрудником.

Чтобы контролировать рабочее время дистанционного сотрудника без стационарного места работы, разработайте ежедневную процедуру контроля. Один из вариантов — в начале рабочего дня обязать работника звонить на номер мобильного телефона своего руководителя, а в конце — высылать отчет о проделанной работе на электронную почту. Оговорите конкретные адреса, на которые будете присылать задания, обязанность сотрудника читать почту, выходить на связь в определенные часы и др.

Вы должны предусмотреть все возможные форс-мажорные обстоятельства, которые не зависят от воли сторон. Например, компьютер или телефон нередко выходят из строя. Опишите, что нужно делать сотруднику, если у него возникли проблемы с оборудованием.

Если вы уже столкнулись с ситуацией, когда работник не выходит на связь и причины неизвестны, составьте об этом акт в произвольной форме в присутствии не менее трех представителей работодателя. Оформляйте такие акты при каждой попытке связаться с дистанционником по телефону, пока он не выйдет на связь. Обозначайте в табеле учета рабочего времени все дни, когда сотрудник не выходил на связь и руководитель не знал о причинах, кодом «НН» (неявка по невыясненным причинам) и прекратите выплачивать зарплату.

Ошибка 5. Сотрудника хотят уволить без объяснения причин

В трудовом договоре о дистанционной работе можно прописать процедуру расторжения трудового договора, а также предусмотреть дополнительные основания для увольнения (ст. 312.5 ТК РФ). Работодатель формулирует эти положения самостоятельно. Главное, чтобы дополнительные основания увольнения были адекватными — связаны с деловыми качествами и вытекали из особого характера дистанционной работы.

Риск. В частных разъяснениях ГИТ уверяет, что нельзя увольнять сотрудника по основаниям, установленным в трудовом договоре, — это ухудшает его положение. Не сработают радикальные основания, которые носят дискриминационный характер и лишают работника возможности трудиться. Например, увольнение в связи:

• с отсутствием у работодателя достаточного объема работ;
• нецелесообразностью дальнейшего сотрудничества;
• производственной необходимостью;
• приемом на должность работника, рабочим местом для которого будет офис работодателя.

Прежде чем применить любое основание увольнения, продумайте, сможете ли вы обосновать свое решение, представить подтверждающие документы. Например, если работник прогуливает, но вы понимаете, что убедительно доказать это не получится, суд вряд ли поверит в прогул удаленного сотрудника. Безопаснее расстаться за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (п. 5 ч. первой ст. 81 ТК РФ). Например, за недостоверную отчетность.

Пропишите обязанность сдавать достоверный отчет в трудовом договоре. Тогда вы сможете привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности, когда он перестанет выполнять свои обязанности (ст. 192 ТК РФ). В этом случае нужно соблюсти процедуру, которая предусмотрена статьей 193 Трудового кодекса. Аналогично, если в трудовом договоре закреплена обязанность поддерживать связь с работодателем определенным способом, то сотрудника можно уволить, если он систематически нарушает это положение.

Источник

• https://www.glavbukh.ru/art/94093-oformlyaete-distantsionnuyu-rabotu