Да, будут, если документы, истребуемые у организации налоговым органом, будут составлены в электронном виде по установленным форматам, и заверены ЭЦП.
При этом пока в электронном виде налогоплательщик вправе представлять в ИФНС только:
— Счет-фактуру,
— Товарно-транспортную накладную,
— Акт приемки-сдачи работ (услуг),
— Грузовую таможенную декларацию / транзитную декларацию,
— Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации,
— Спецификацию (калькуляцию, расчет) цены (стоимости),
— Товарную накладную (ТОРГ-12),
— Дополнение к договору,
— Договор (соглашение, контракт),
— корректировочную счет-фактуру,
— отчет НИОКР.
Связано это с тем, что пока форматы электронных документов, которые организация вправе представлять в налоговую инспекцию в электронном виде по ТКС, разработаны налоговым органом только для ограниченного числа первичных документов. Они указаны в Приказе ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465 «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган вэлектронном виде по телекоммуникационным каналам связи». Указанный перечень первичных документов является исчерпывающим (см. таблица 4.9 Приказа ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465).
Все прочие документы должны передаваться на бумаге в виде заверенных копий (п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, письма ФНС России от 9 сентября 2015 г. № СА-4-7/15871, от 7 сентября 2015 г. № ЕД-4-2/15669)
При этом если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике. Там нужно зафиксировать: – перечень документов, участвующих в электронном документообороте; – список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов; – способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него); – порядок хранения электронных документов; – способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).
Кроме того, для оформления первичных документов в электронном виде, уполномоченному лицу организации потребуется электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Для ее получения нужно обратится в удостоверяющий центр (УЦ), который одновременно значится в списках доверенных у ФНС, ФСС, Росстата и ПФР.
Также понадобится специальное программное обеспечение: 1) программа для подготовки отчетов в электронном формате (большинство популярных бухгалтерских программ умеют их формировать); 2) шифровальная программа (средство криптографической защиты информации – СКЗИ); 3) также могут потребоваться электронные сертификаты ведомств, в которые планируется сдавать отчетность (они размещены на порталах ведомств).
Нужно договорится с контрагентами о том, что обмен документами будет осуществляться в электронной форме.
Обоснование
Из рекомендации Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.
В каких случаях сдавать налоговую отчетность по телекоммуникационным каналам связи
Один из способов сдать налоговую отчетность – это переслать ее по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). При использовании этого способа датой сдачи отчетности в налоговую инспекцию считается дата ее отправки. Об этом сказано в абзацах 1 и 3 пункта 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ, пункте 216 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н.
Электронные форматы налоговой отчетности утверждаются ФНС России по согласованию с Минфином России (п. 7 ст. 80 НК РФ). При передаче налоговой отчетности по ТКС руководствуйтесьМетодическими рекомендациями, утвержденными приказом ФНС России от 31 июля 2014 г. № ММВ-7-6/398.
Передача отчетности по каналам связи освобождает организацию от представления документов на бумаге (п. 6 раздела I Порядка, утвержденного приказом МНС России от 2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169). Однако, если организации требуются заверенные инспекцией бумажные экземпляры отчетности, сданной в электронном виде (для предъявления в банк, аудиторам и т. п.), инспекция обязана распечатать полученную отчетность и поставить отметку о приеме (п. 219Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н).
<…>
Способы сдачи через ТКС
Существует два способа сдать отчетность по телекоммуникационным каналам связи:
-
через спецоператора; -
напрямую через сайт налоговой службы.
Чтобы подготовить отчетность, можно воспользоваться официальной бесплатной программой «Налогоплательщик ЮЛ».
Ее можно скачать с сайта ФНС России или с сайта разработчика (ФГУП ГНИВЦ ФНС России).
Обратите внимание, что программа постоянно обновляется.
Если у вас устаревшая версия или старые формы, то их нужно обновить. Сделать это можно двумя способами.
Способ 1. Через программу «Налогоплательщик ЮЛ»
В программе откройте закладку «Сервис» и выберите Поиск обновлений в Интернете. Так вы обновите программу до нужной версии. Чтобы обновить формы, в той же закладке нажмите «Прием описаний отчетных форм», выбрав тип приема отчетных форм «из Интернета».
Способ 2. Скачайте нужные файлы с сайта
Скачайте файлы с официального сайта.
После того как скачаете нужные файлы, в программе «Налогоплательщик ЮЛ» откройте закладку «Сервисы» и нажмите Прием описаний отчетных форм. Выберите тип приема отчетных форм «из локальной папки», указав скачанные файлы.
<…>
Из рекомендации Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Как подать документы по требованию проверяющих при выездной налоговой проверке
В ходе выездной налоговой проверки сотрудники инспекции вправе запросить у организации документы, которые связаны с начислением и уплатой налогов. В свою очередь организация обязана обеспечить проверяющим возможность ознакомления с этими документами. Об этом говорится вабзаце 1 пункта 12 статьи 89 Налогового кодекса РФ.
Как проверяющие запрашивают документы
Если выездная проверка проходит на территории организации, проверяющие вправе запросить копии документов в письменной форме, предъявив организации требование о представлении документов. Наряду с этим проверяющие могут в устной форме запросить подлинники документов для ознакомления (с согласия организации) на месте проведения проверки*. Если организация отказывается представить оригиналы документов для ознакомления, инспекция предупредит ее об обязанности обеспечить проверяющим такую возможность специальным уведомлением.
Если выездная проверка проводится по местонахождению инспекции, проверяющие вправе запросить документы в письменной форме и ознакомиться с ними в инспекции (в этом случае проверяющие могут запросить у организации как подлинники, так и копии документов по своему усмотрению).*
Кроме того, в исключительных случаях независимо от места проведения выездной проверки (на территории организации или по местонахождению инспекции) проверяющие могут провести выемку документов (и копий, и подлинников) и ознакомиться с ними в инспекции. Об этом говорится в пункте 12 статьи 89 Налогового кодекса РФ.
Если инспекция приостановит выездную налоговую проверку, то исследовать документы организации она сможет только с учетом ограничений, установленных налоговым законодательством (абз. 9 п. 9 ст. 89 НК РФ).
Для запроса документов проверяющие должны направить в организацию требование,форма которого утверждена приказом ФНС России от 31 мая 2007 г. № ММ-3-06/338 (п. 1 ст. 93 НК РФ).
В требовании должны быть указаны:
-
основание для истребования документов (статья НК РФ); -
срок, отведенный организации для представления документов; -
сведения об истребуемых документах (их вид, наименования, реквизиты, период, к которому они относятся); -
полное и сокращенное наименование проверяемой организации, ее ИНН, КПП; -
вид и период проверки, в ходе которой истребуются документы (например, выездная проверка по налогу на прибыль за 2009 год).
Это следует из приложения 5 к приказу ФНС России от 31 мая 2007 г. № ММ-3-06/338.
Требование о представлении документов подписывает налоговый инспектор, который непосредственно проводит выездную проверку (п. 1 ст. 93 НК РФ). Наличие печати налоговой инспекции на требовании не обязательно. В налоговом законодательстве такого условия нет (ст. 93 НК РФ), в форме требования этот реквизит также не предусмотрен (приложение 5 к приказу ФНС России от 31 мая 2007 г. № ММ-3-06/338).
Передать требование в организацию инспекция может несколькими способами:
-
вручить лично под расписку законному или уполномоченному представителю организации (на бумаге); -
переслать по телекоммуникационным каналам связи (в электронном виде) в соответствии с Порядком, утвержденным приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168.
Если этими способами передать требование невозможно, инспекция вправе направить его заказным письмом по почте. В этом случае требование о представлении документов считается полученным организацией по истечении шести рабочих дней с даты отправления заказного письма.
Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 93, пункта 4 статьи 31, пункта 6статьи 6.1 Налогового кодекса РФ.
<…>
Способы представления документов
Документы, запрошенные инспекцией в ходе выездной налоговой проверки, организация должна представить:*
-
на бумаге (в виде копий или подлинников в зависимости от того, как указано в требовании); -
в электронном виде (если документы, истребуемые у организации, составлены в электронном виде по установленным форматам).*
Об этом сказано в пункте 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ.
Порядок представления документов в электронном виде (по телекоммуникационным каналам связи) утвержден приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168. Также разработаны электронные форматы отдельных документов, которые могут быть использованы организациями как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде. В частности,приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172 утверждены рекомендованные форматы накладной по форме ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг).
<…>
Из рекомендации Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России, Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.
Как получить ключ для электронной подписи налоговой, бухгалтерской и статистической отчетности
Электронная подпись – это процедура привязки цифрового ключа, принадлежащего конкретному человеку, к электронному документу. В результате этой процедуры можно определить, кто именно подписал документ (подп. 1 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).
Поэтому, чтобы таким образом подписать документ, необходим ключ электронной подписи (подп. 5 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).
Если в качестве сравнения использовать физические аналоги, то:
-
ключ электронной подписи – это своего рода факсимиле, штамп, обеспечивающий воспроизведение подписи; -
электронная подпись – оттиск штампа на конкретном документе.
Обязанность всем получать ключ электронной подписи в законодательстве не предусмотрена. Однако без него не обойтись, если организация или предприниматель сдает отчетность в электронной форме. Подробнее см. Как сдать налоговую отчетность через спецоператора.
Термин «электронная подпись» применяется вместо термина «электронная цифровая подпись (ЭЦП)» который использовался ранее (ст. 19 Закона от 6 апреля 2011 № 63-ФЗ).
Виды ЭП
Есть несколько видов электронной подписи (ЭП): 1) простая; 2) усиленная неквалифицированная; 3) усиленная квалифицированная.
Об этом сказано в статье 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
Для сдачи электронной отчетности по каналам связи нужен ключ для создания усиленной квалифицированной электронной подписи (письмо ФНС России от 17 января 2014 г. № ПА-4-6/489).
Объясняется это так. Прием отчетности является госуслугой в электронном виде (п. 1 ст. 2 Закона от 27 июля 2010 № 210-ФЗ). Простую или неквалифицированную подпись для госуслуг можно использовать, только если это прямо предусмотрено федеральными законами (п. 2 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25 июня 2012 г. № 634).
В остальных случаях вид подписи необходимо определить согласно приложению кпостановлению Правительства РФ от 25 июня 2012 г. № 634. Согласно нему подписывать отчетность нужно усиленной квалифицированной подписью.
Кроме того, для некоторых видов отчетности использование квалифицированной подписи прямо определено нормативными документами. Например, это установлено для:
-
бухгалтерской отчетности, которую необходимо сдать в Росстат (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Росстата от 31 марта 2014 г. № 220); -
налоговой отчетности (п. 1 ст. 80 НК РФ); -
отчетности по форме РСВ-1 ПФР (п. 19 Административного регламента, утвержденного приказом Минтруда России от 22 октября 2012 г. № 329н, п. 3 ст. 19 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).
При этом квалифицированную подпись можно использовать при использовании любых госуслуг (п. 2 Правил, установленных постановлением Правительства РФ от 25 августа 2012 г. № 852).
Владелец ЭП
Ключ электронной подписи может быть выпущен предпринимателю или конкретному сотруднику, который имеет право подписывать бумажные документы от имени организации (абз 4 п. 3.3. Технологии приема расчетов, утвержденной приказом ФСС России от 12 февраля 2010 г. № 19, п. 3 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 8 апреля 2013 г. № ММВ-7-4/142).
Если сотрудников с правом подписи несколько, на каждого из них выпускается персональный ключ электронной подписи. Как правило, к таким сотрудникам относятся директор и главный бухгалтер организации.
Всем, кроме руководителя организации, нужна доверенность на право подписывать отчетность в электронном виде.
Где получить ЭП
Ключ электронной подписи можно получить в удостоверяющем центре (УЦ).
Удостоверяющие центры делятся на аккредитованные или не аккредитованные. Аккредитация является добровольной, ее проводит Минкомсвязь России.
Проверьте, что удостоверяющий центр имеет госаккредитацию. Только в аккредитованном УЦ можно получить ключ квалифицированной подписи, которыйнужен для сдачи электронной отчетности.
Это следует из пункта 1 статьи 11, статей 13 и 16 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
Каждый из госорганов принимает отчетность в электронном виде, только если она подписана ЭП, выданной либо в собственном УЦ, либо в центрах, которым этот орган доверяет (доверенных УЦ).
Каждое ведомство ведет свой список доверенных УЦ. Их списки можно найти на официальных сайтах:
-
ФНС России; -
ФСС России; -
Росстата; -
региональных отделений ПФР (например, по г. Москве и Московской области).
Главбух советует: чтобы получить электронную подпись, которую будут признавать все ведомства, обратитесь в УЦ, который одновременно значится в списках доверенных у ФНС, ФСС, Росстата и ПФР.
При этом большинство крупных удостоверяющих центров прошликросс-сертификацию со всеми госорганами и могут изготовить единую цифровую подпись, подходящую для всех видов отчетности, которую сдает бухгалтер.
Узнать, какими именно госорганами признается электронная подпись, выданная конкретным центром, можно непосредственно в самом УЦ.
Крупные удостоверяющие центры помимо выдачи ключей ЭП еще и оказывают услуги по сдаче отчетности в электронном виде, то есть услуги спецоператора. Небольшие центры обычно сотрудничают со спецоператорами и также готовы подключить владельца ключа ЭП к сторонней системе для сдачи отчетности.
Главбух советует: если не планируется сдавать электронную отчетность самостоятельно через порталы ведомств, одновременно с обращением в УЦ за ключом, заключите договор на услуги спецоператора.
При этом самостоятельно сдать электронную отчетность по каналам связи в некоторые ведомства возможно только через спецоператора. Например, так принимают отчетность большинство отделений ПФР, так как у Пенсионного фонда РФ нет единого портала для приема отчетов.
Документы на ЭП
Чтобы удостоверяющий центр изготовил ключ электронной подписи для сдачи отчетности, надо предоставить комплект документов:
-
паспорт заявителя или другое удостоверение личности будущего владельца ключа ЭП; -
свидетельство пенсионного страхования будущего владельца ключа ЭП (где указан СНИЛС); -
учредительные документы (для организаций); -
выписка из ЕГРЮЛ; -
свидетельство или другой документ о госрегистрации (для организаций); -
свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции; -
документы, которые подтверждают полномочия руководителя (например, решения об избрании); -
для иностранной организации – перевод на русский язык документов о госрегистрации, выданных за границей.
Это следует из статьи 18 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
Вместо оригиналов можно представить заверенные копии. Заверить копии может, например:
-
сотрудник удостоверяющего центра (тогда вместе с копиями нужно предоставить оригиналы); -
руководитель организации; -
нотариус.
Главбух советует: большинство УЦ требуют либо предоставить нотариально заверенные копии, либо оригиналы лично.
Конкретные условия узнайте в том УЦ, где планируете получить ключ электронной подписи.
Если документы подает не будущий владелец ключа подписи, а другой сотрудник, требуется доверенность (п. 1 ст. 185 ГК РФ).
Если электронная подпись выпускается не на руководителя организации (например, на имя главного бухгалтера), необходимо представить доверенность подписывать документы.
Удостоверяющий центр может потребовать и другие документы. Например, если планируется сдавать отчетность в ФСС России, могут потребовать извещение о регистрации в качестве страхователя.
Иногда требуют приказ о назначении владельца ЭП. Необходимость этого документа следует из положений пункта 27 Инструкции, утвержденной приказом ФАПСИ от 13 июня 2001 г. № 152, в котором сказано, что владельцы ЭП должны быть определены. Они несут персональную ответственность за сохранность данных.
В УЦ получите договор и счет на оплату (подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ). Порядок оплаты ключа выясните непосредственно в самом центре. Некоторые УЦ заранее выставляют счет, который к моменту первого визита в центр нужно уже оплатить.
По общему правилу, никакие госведомства о получении ЭП уведомлять не нужно. Исключение составляет электронная отчетность в ПФР. После получения ключа ЭП заключите с управлением ПФР, в котором обслуживаетесь, соглашение о присоединении к системе электронного документооборота. Бланк заявления и текст соглашения возьмите в своем отделении ПФР. Местное отделение может также потребовать предоставить и другие документы (например, сертификат ключа подписи, договор со спецоператором, разрешение на использование персональных данных).
Пример подключения к электронному документообороту с ПФР
Отделение ПФР по Иркутской области разместило необходимые документы и алгоритм подключения на своем сайте.
Бесплатно электронную подпись выдает только Казначейство России госзаказчикам при размещении заказов на поставки товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд (разъяснение Минэкономразвития России от 1 октября 2009 г. № 42-10.1-11/56). Обязанность УЦ выдавать коммерческим организациям и предпринимателям ЭП бесплатно законодательством не установлено.
Что получает владелец ЭП
В удостоверяющем центре получите:
-
ключ для создания подписи, записанный на носитель информации (например, на usb-носитель); -
квалифицированный сертификат, в котором указан ключ для проверки электронной подписи.
Сертификат является доказательством того, что у его владельца есть ключ для создания подписи, и это можно проверить с помощью сертификата (ст. 17 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Образец сертификата можно найти, например, на сайте ФСС России.
Что нужно для использования ЭП
Чтобы подготовить документы для сдачи отчетности с электронной подписью требуется специальное программное обеспечение: 1) программа для подготовки отчетов в электронном формате (большинство популярных бухгалтерских программ умеют их формировать); 2) шифровальную программу (средство криптографической защиты информации – СКЗИ); 3) также могут потребоваться электронные сертификаты ведомств, в которые планируется сдавать отчетность (они размещены на порталах ведомств).
В качестве программы для подготовки отчетов можно использовать бухгалтерскую систему, где ведется учет. Для этого она должна уметь готовить файлы установленного формата (xml-файлы). Если же у нее нет такой функции, воспользуйтесь бесплатными программами ведомств:
-
ФНС – программа Налогоплательщик ЮЛ; -
ФСС – рекомендует свой портал для подготовки формы онлайн или программу Подготовка расчетов для ФСС РФ; -
Росстата – программа Формы статотчетности.
У ПФР нет единой признанной программы, каждый региональный сайт рекомендует одну или несколько на выбор. Например, отделение по Оренбургской области рекомендует программуSpu_orb.
Для того, чтобы зашифровать готовый отчет перед отправкой нужна криптографическая программа (СКЗИ). Например:
-
криптопровайдер ViPNet CSP от компании Infotecs; -
СКЗИ КриптоПро от компании Крипто-Про.
Приобрести их, как правило, можно в том же удостоверяющем центре, где получен ключ электронной подписи.
Чтобы сдавать электронную отчетность без спецоператора, требуются электронные сертификаты госорганов. Их можно скачать с сайтов ведомств, которые готовы принимать отчетность напрямую. К таким ведомствам, например, относятся:
-
ФНС – раздел Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде; -
ФСС – шлюз приема расчетов; -
территориальные отделения Росстата (например, Забайкалкрайстат принимает отчетность черезсистему Web-сбора).
<…>
Из рекомендации Елены Смирновой, директора департамента бухгалтерского учета ОАО «Аэрофлот», Елены Чистяковой, бизнес-тренера, преподавателя МВА ExecutiveCoach, члена Международной ассоциации кросс-культурного менеджмента
Как упростить документооборот в бухгалтерии
<…>
Шаг 5. Внедрите электронный документооборот
Переход на электронный документооборот особенно актуален для организаций, деятельность которых предполагает активный и масштабный обмен документами с контрагентами. Ведь отказ от бумажных документов сокращает время, необходимое для отражения первичной информации в учете.
Кроме того, электронные документы не требуется распечатывать и хранить в бумажном виде. С этим согласны и представители ФНС России (письма ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984, от 17 января 2014 г. № ПА-4-6/489).
Все отправляемые и получаемые через Интернет документы надо хранить в электронном формате в хронологическом порядке. Такой архив организуйте так, чтобы при необходимости, например, по запросу налоговой инспекции, вы могли оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде.
Если ваша организация внедрит электронный документооборот, то вам понадобится разработать правила создания, получения и хранения такой первички и прописать их в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Главбух советует: договоритесь с контрагентами о том, что обмен документами будет осуществляться в электронной форме.
Это возможно, если у каждой стороны сделки есть необходимые технические возможности для приема и обработки этих документов.
О том, что с контрагентами вы обмениваетесь документами, в том числе и в электронном виде, стоит сказать в учетной политике.
<…>
Источник