Ведение дел дистанционно, участие в государственных торгах, отчеты в налоговые, бухгалтерские и пенсионные фонды — все больше информационный поток переходит на цифровые носители, что не может не вызвать вопроса о гарантии целостности и неизменности предоставляемой информации. Авторство удостоверяет простая электронная подпись— компактное решение несложной задачи, являющейся частью общей проблемы.
Найденное решение назвали ЭЦП — электронная цифровая подпись — по аналогии с собственноручным автографом руководителя предприятия, который используется для заверки документации.
Содержание
Что такое ЭП и каковы ее функции
При всей технической сложности процесса, его суть полностью соответствует варианту, выполненному еще гусиным пером и присыпанному песком. На передаваемое содержание накладывается дополнительная информация, не имеющая никакого отношения к сути самого документа (роспись).
Далеко не все правильно понимают, что такое простая электронная подпись — это не сканированная роспись руководителя, вставленная в конце информационного письма.
На самом деле подпись в эпоху интернета представляет собой информационный блок, наложенный на документ, нуждающийся в заверении. Он никак не отражается на передаваемом тексте и его нельзя увидеть, однако смысловые функции автографа остались прежними: подтвердить авторство, гарантировать целостность и неприкосновенность данных.
Если личная подпись физического лица чаще всего одна — человек расписывается одинаково, то организация или физическое лицо могут использовать любое количество ЭЦП, а по сути — сертификатов ключей.
Следует понимать, что ЭП — это овеществленное понятие целого комплекса, который включает в себя:
- Программное компьютерное обеспечение — специализированные программы для возможности работы сертификата ключа. Наиболее часто используются КриптоПро и Верба.
- Место хранения ключа — ключевым носителем может быть закрытый флэш-накопитель или смарт-карта. На них записывают сертификат ключа проверки ЭП.
- Сертификат ключа проверки ЭП — собственно, это и есть электронный автограф, выданный удостоверяющим центром либо его доверенным лицом.
Каждый сертификат ключа проверки ЭП содержит сведения:
- о собственнике электронной подписи;
- индивидуальный номер регистрации, являющийся уникальным;
- срок действия сертификата (он выдается на 1 год);
- полное наименование и адрес удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа.
По истечении одного года выходит срок пользования сертификата ключа и потребуется покупка нового. Это не касается программного обеспечения — это продукт одноразовой закупки.
ЭЦП является важным инструментом деятельности и требует к себе определенных серьезных мер предосторожности:
- следует неукоснительно следовать правилам хранения ЭЦП;
- не рекомендуется оставлять ЭЦП без присмотра;
- не следует доверять ЭЦП лицам, не имеющим полномочий визировать документы и сведения.
Простая подпись — разновидность цифровой
В документообороте применяется несколько видов цифровой подписи. Их три, и они перечислены в законе «Об электронной подписи», п.1 ст.5:
- простая цифровая;
- усиленная неквалифицированная;
- усиленная квалифицированная.
Наличие трех разных видов указывает на наличие градации использования вида печати, то есть, для документов различной степени значимости предусмотрено использование различных печатей.
Самой «легкой» является простая цифровая подпись. Согласно закону, п.2, ст. 5, простой ЭП следует считать применение секретных паролей или кодов, известных определенному лицу.
Использование простой подписи
Сферой применения простой цифровой подписи являются все виды документооборота в организации: как внешний, так и внутренний. К ним относятся документы общего распорядительного, кадрово-организационного и других назначений, возникающих в процессе работы предприятия.
Простая ЭЦП может использоваться гражданином при обращении на портал госуслуг. Запросы необходимой услуги можно отправить в цифровом виде, завизировав их ЭП.
Документы в электронном виде, заверенные оцифрованной визой, принимаются как доказательства, согласно Арбитражному кодексу. Это значит, что в случае возникновения конфликта интересов между организациями, арбитражный суд примет как письменные доказательства электронные документы, заверенные цифровой печатью.
Оформление ЭП
Любой гражданин РФ, который планирует заниматься предпринимательством или уже имеет собственное дело, должен знать, как получить простую электронную подпись.
Для оформления ЭП необходимы следующие документы:
- паспорт гражданина;
- СНИЛС;
- адрес электронной почты.
В случае потери носителя или при возникновении подозрения на рассекречивание закрытого ключа, необходимо срочно обратиться в удостоверяющий центр, который осуществил выдачу ЭЦП, и действие сертификата будет приостановлено.
Как получение ЭП, так и приостановление действия требует личного присутствия гражданина в организации, осуществляющей выдачу и техническую поддержку ЭЦП.
Источник