Для участия в любых тендерах через интернет, а также для подачи цифровой отчетности необходима электронная подпись документов. Ее использование предполагает выполнение ряда простых действий, освоить которые может каждый, кто знаком с азами компьютерной грамоты.
Если вы задались вопросом, как подписать документ электронной подписью, нужно принять во внимание существование двух основных методов построения ЭЦП в файле формата MS Office.
- Создание видимой графы для последующего размещения в ней ЭЦП. Если документ заверяется коллективно или первая подпись визируется вышестоящим должностным лицом, нужно создать две и более строки для каждой ЭЦП.
- Формирование ЭЦП, невидимой при прочтении файла.
Оба этих метода просты в употребления и в равной мере действенны для любых видов ЭЦП:
- обычной;
- усиленной;
- квалифицированной.
Несмотря на всю техническую сложность криптографических, вычислительных и шифровальных процессов, которые сопровождают формирование ЭЦП, для рядового пользователя этот процесс предельно прост и интуитивно понятен.
Содержание
Создание единственной или нескольких граф ЭЦП
Приложение системы Microsoft Office 2007 года и позже предусматривает возможность добавления в файлы формата Word и Excel граф для ЭЦП.
Строка для этой цели имеет такой же вид, как и для рукописного росчерка и оттиска гербовой печати в традиционном бумажном документе. Но она требует иного подхода к заполнению.
После создания графы для ЭЦП, издателю нужно:
- внести данные о личности того, кто будет формировать ЭЦП: ФИО, полное название занимаемой должности и иные существенные данные на свое усмотрение;
- поместить всплывающее объяснение — памятку для подписанта о сути, направленности и адресате файла, который ему предлагается завизировать.
Действия подписанта
Как поставить электронную подпись на документ?Порядок следующий:
- Получив по каналу телекоммуникационной связи искомый файл, должностное лицо увидит:
- созданную графу ЭЦП;
- адресованное ему сообщение о необходимости скрепить документ ЭЦП;
- информацию памятки, которая становится доступной для прочтения при раскрытии.
- Подписанту нужно навести курсор на графу ЭЦП, кликнуть ее и вставить ЭЦП в файл. Для этого он выбирает собственную ЭЦП из зарегистрированных в системе одним из описанных способов:
- набирает в запросе собственное имя — макет ЭЦП подтянется автоматически;
- выбирает из представленных графических рисунков картинку со своим росчерком;
- вводит вручную, используя чувствительное поле планшетного компьютера.
- После этого в нужную строку добавляется искомая ЭЦП, которая визуально смотрится как картинка.
- Одновременно с появлением в файле ЭЦП он становится недоступным для правок, поскольку автоматически включается режим, предполагающий только возможность прочтения. Это происходит умышленно, во избежание невольных правок.
Механизм создания ЭЦП таков, что она является блоком данных, находящимся в логическом соответствии с текстом файла на момент заверения. Внесение в файл даже лишней запятой нарушит такое соотношение: ЭЦП не будет признана получателем письма.
Пошаговая инструкция создание графы для ЭЦП
Необходимо произвести ряд простых действий.
- Поместите курсор или стрелку мышки в то место, где будет находиться графа ЭЦП.
- Найдите и используйте копку «Строка подписи». Выберите ее из закладки «Вставка» группы «Текст», наведя курсор на поле графы ЭЦП.
- В открывшееся окно «Настройка подписи» внесите сведения о подписанте. Данные нужно скопировать или набрать максимально корректно, грамотным деловым русским языком, поскольку впоследствии они будут видны визуально, высвечиваясь около графы «Подписи» при наведении на нее стрелки курсора.
- Далее нужно провести одну из предлагаемых операций на выбор:
- в поле «Имя» ввести ФИО подписанта;
- в поле «Должность» вписать официальное название должности, которую занимает подписант (если такая есть).
Нужно отметить, что:
- соответственно уставной документации правом заверки документов от лица товарищества может обладать его основатель либо участник;
- правом подписи по доверенности может наделяться поверенный.
- В раздел «Адрес электронной почты» следует ввести нужные реквизиты.
- Если у создателя возникла необходимость предоставить подписывающему должностному лицу пояснения или указания по поводу ЭЦП и / или текста документа, нужно впечатать их в поле «Инструкции». В последующем они высвечиваются в диалоговом окошке «Подпись».
-
Когда существует потребность наделить подписанта возможностью сделать оговорку либо разметить замечание относительно содержания заверяемого файла, следует поставить галочку в соответствующем квадратике около надписи «Разрешить оставлять примечания».
- В том случае, когда нужно отметить точную дату скрепления документа ЭЦП, нужно установить галочку в квадратике соответствующем надписи «Показывать дату подписи».
- Если проделано все вышеизложенное, нажмите «ОК», чтобы закрепить результат.
- Для добавления нескольких граф для ЭЦП, нужно повторно пройти всю процедуру, описанную в пунктах 1-7.
Подписание строки ЭЦП
В графу «Подписи» можно добавить картинку-росчерк или цифровой ряд. Для этого:
- Заводим указатель мышки в графу ЭЦП, куда следует ввести подпись.
- Входим двойным кликом.
- В окошке «Подпись» проводим следующие операции (на выбор):
- Вводим ФИО в чистое поле, если имеем желание добавить версию ЭЦП для печати.
- Двойным кликом активируем «Выбрать рисунок» и из имеющихся вариантов выбираем картинку со своим росчерком. В диалоговом окошке «Выбор графической ЭЦП» находим нужную и выбираем кликом.
- Вводим росчерк, используя графические функции планшетного ПК.
- Кликаем кнопку «Подписать».
Добавление невидимой ЭЦП
Это действие актуально в случае, когда не нужно вставлять визуально видимую ЭЦП, но требуется гарантировать аутентичность и целостность документа, его заверение и отправку определенным лицом.
Такая опция существует для документов типа Word, Excel-книг и презентаций PowerPoint. При этом адресат отправленного файла не видит ЭЦП в тексте визуально, но может определить ее существование с помощью графы состояния внизу монитора.
- Чтобы поставить ЭЦП, нужно кликнуть кнопку «MS Office», выбрать пункт «Подготовка», а дальше — «Добавить цифровую подпись».
- Если существует потребность указать задачу подписания, эти данные нужно внести в графу под названием «Цель подписания документа» в диалоговом окошке «Подпись».
- Кликаем «Подписать». Все, документ заверен.
Надеемся, что теперь вам достаточно ясно, как подписывать документы электронной подписью (относительно документов в формате MS Office).
Источник