Лицу, не состоящему в договорных отношениях с организацией, у которого есть доверенность представлять интересы и подписывать документы от лица организации, необходимо оформить квалифицированную ЭЦП.Вопросы:1) Может ли организация за свой счет оформить сертификат и лицензию на КЭЦП на лицо, не состоящее в договорных отношениях с организацией, чтобы лицо могло подписывать документы в системе электронного документооборота от имени организации?2) Какие налоговые последствия могут возникнуть у организации по оформлению КЭЦП лицу, не состоящему в договорных отношениях с организацией, за счет организации?3) Какие правовые и налоговые последствия могут возникнуть у организации, связанные с использованием КЭЦП лицом, не состоящим в договорных отношениях с организацией?4) Какими документами необходимо оформить предоставление КЭЦП лицу, не состоящему в договорных отношениях с организацией?
Отвечает Виктория Рыбалкина, эксперт
1) Да, может. Кроме ЭЦП этому представителю надо выдать доверенность. Доверенность можно выдать не сотруднику.
2) Инспекция не примет в расходы затраты на приобретение необходимого программного обеспечения, включая оплату КЭЦП. Расходы на ЭЦП для лица, которое не состоит в штате организации, инспекция сочтет экономически необоснованными.
3) Правовые последствия в том, что право подписи выдаете лицу, который не находится под контролем работодателя и на которое невозможно повлиять в рамках трудового законодательства (привлечь к дисциплинарной и материальной ответственности за неправомерные действия). Подписание лицом — не сотрудником документов может нанести ущерб организации.
4) Передача другому лицу ключа ЭЦП законом не предусмотрена, предусмотрен только выпуск отдельной ЭЦП на конкретного человека. Отдельную ЭЦП на этого представителя заказывает руководитель организации у спецоператора. Выдачу ЭЦП непосредственно лицу, не являющемуся сотрудником, следует оформить доверенностью. Приказ в данном случае не подойдет, т.к. не сотрудник не обязан подчиняться приказам.
Обоснование
Из рекомендации
Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы, связанные с передачей налоговой отчетности через Интернет
Да, можно.
Чтобы передавать налоговую отчетность по электронным каналам связи, организации, помимо доступа в Интернет, нужны следующие компоненты:— усиленная квалифицированная электронная подпись (сертификат ЭП);— программа криптографической защиты информации (СКЗИ);— программа для формирования и отправки отчетности.
Обычно все эти программы и услуги можно заказать у одной компании — спецоператора, с которым необходимо заключить договор. При этом нужно определить, кто в организации будет владеть сертификатом ЭП. Как правило, это руководитель, имеющий право подписывать налоговую отчетность. На его имя будет оформлен электронный ключ.
В зависимости от того, как составлен договор со спецоператором и какие именно услуги он оказывает организации, расходы, связанные с передачей отчетности через Интернет, могут включать в себя:— затраты на приобретение необходимого программного обеспечения (включая оплату ЭП). При расчете налога на прибыль их можно учесть на основании подпункта 26 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ;*— затраты на обслуживание системы (включая доступ к специальным каналам связи). Эти расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
Любые из перечисленных расходов при расчете налога на прибыль можно учесть, только если они экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Для обоснования затрат у организации должны быть подтверждающие документы.* Например, расходы по установке и настройке программного обеспечения можно подтвердить актом выполненных работ. Расходы на приобретение неисключительных прав на программу — лицензионным договором, фирменной инструкцией, заполненной карточкой пользователя.
Подтверждением расходов на изготовление электронной подписи служит сертификат ЭП. Организация может заказать несколько электронных подписей, например, для руководителя, финансового директора, главного бухгалтера. В этом случае спецоператор выдаст несколько сертификатов ЭП. В каждом из них будут указаны персональные данные их владельцев и наименование организации, отчетность которой они имеют право подписывать. Расходы на изготовление дополнительных электронных подписей организация может признать экономически обоснованными, только если все сертификаты оформлены на ее сотрудников.*
Следует отметить, что исключительные права на программное обеспечение спецоператоры организациям не передают — им предоставляется лишь право пользования этими продуктами. Поэтому, если в договоре указан срок пользования программным обеспечением, расходы списывайте равномерно в течение всего этого срока. Если срок не определен, организация вправе самостоятельно установить порядок распределения таких расходов. Об этом сказано в абзаце 2 пункта 1 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Подробнее об этом см. Как учесть при расчете налога на прибыль расходы, относящиеся к нескольким отчетным периодам.
Расходы, связанные с обслуживанием системы, списывайте по мере поступления от спецоператора расчетных документов (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Если организация применяет кассовый метод, любые фактически понесенные расходы включаются в расчет налогооблагаемой прибыли при условии их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).
<…>
Из рекомендации
Виктора Анохина, доктора юридических наук, профессора, заслуженного юриста РФ, председателя Арбитражного суда Воронежской области в отставке
Максима Козлова, заместителя начальника юридического отдела ООО «Газпром межрегионгаз Белгород»
Юлии Копеевой, старшего эксперта ЮСС «Система Юрист»
Где можно получить ключ электронной подписи
<…>
Ключ электронной подписи может быть выпущен предпринимателю или конкретному сотруднику, который имеет право подписывать бумажные документы от имени организации (абз. 4 п. 3.3 Технологии приема расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам в системе Фонда социального страхования Российской Федерации в электронном виде с применением электронной цифровой подписи, утвержденной приказом ФСС России от 12 февраля 2010 г. № 19).
Если сотрудников с правом подписи несколько, на каждого из них выпускается персональный ключ электронной подписи. Как правило, к таким сотрудникам относятся руководитель, заместитель руководителя, финансовый директор, главный бухгалтер организации. Важно отметить, что, если электронная подпись выпускается не на руководителя организации (например, на имя главного бухгалтера, начальника договорного отдела), необходимо представить доверенность на право подписывать документы.
После подачи документов удостоверяющий центр должен выдать ключ электронной подписи. Конкретный удостоверяющий центр в своем регламенте устанавливает срок и порядок изготовления сертификата ключа электронной подписи. В итоге владелец электронной подписи получает:
? ключ для создания подписи, записанный на носитель информации (например, на usb-носитель);
? квалифицированный сертификат, в котором указан ключ для проверки электронной подписи.
Сертификат является доказательством того, что у его владельца есть ключ для создания подписи, и это можно проверить с помощью сертификата* (ст. 17 Закона № 63-ФЗ). Образец сертификата можно найти, например, на сайте ФСС России.
Содержание
Читайте также:
Источник