Информация в статье была актуальна в 2013 году.
Полезно сегодня:
- Электронный документооборот или ЭДО: понимать и не путаться
- Организация электронного документооборота с контрагентами
За прошедший год межкорпоративный обмен юридически значимыми электронными документами (далее – ЮЗЭД) между контрагентами (в области B2B) активно укрепил свои позиции, делая принцип «бизнес без бумаги» все более реалистичным. Остановимся на причинах актуальности ЮЗЭД и его основных принципах подробнее.
Содержание
- 1
Юридически значимый электронный документ
- 2
Межкорпоративный обмен юридически значимыми электронными документами
- 3
Основы законодательства и правовое поле обмена
- 4
Виды документов для межкорпоративного обмена
- 5
Электронная подпись
- 6
Виды межкорпоративного документооборота
- 7
Безопасность межкорпоративного обмена ЮЗЭД
- 8
Итоги
Юридически значимый электронный документ
Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 даёт понятие электронного документа:
«электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 даёт понятие электронной подписи:
«электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию».
А Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ содержит условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» даёт следующее определение юридической силы документа (юридической значимости документа):
«юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».
Юридическую значимость (силу) электронному документу (как и бумажному) придают следующие условия: во-первых, наличие в документе обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов, во-вторых, компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода, в-третьих, гарантия целостности и подлинности.
Электронная подпись как реквизит электронного документа решает задачу гарантии целостности, подлинности документа и авторства подписи электронного документа.
Межкорпоративный обмен юридически значимыми электронными документами
Межкорпоративный обмен ЮЗЭД имеет следующие основные преимущества перед бумажной формой:
- быстрый срок доставки документов (вне зависимости от адреса контрагента): в десятки раз меньше, чем срок доставки бумажных документов;
- сокращение издержек, связанных с подготовкой и последующей передачей ЮЗЭД между контрагентами: подготовка и передача юридически значимых документов в электронной форме по стоимости меньше передачи документов в бумажной форме.
Гарантии доставки и конфиденциальности документов:
- Специализированные технологии:
- Информационные системы операторов обмена со средствами интеграции.
- Протоколирование всех действий по передаче документов.
- Защищённые протоколы передачи данных и т.п.
- Регламенты обработки электронных документов:
- Регламент обработки электронных документов служит целям разграничения между участниками оборота прав и обязанностей по обработке документов, указывает состав и порядок использования различных технических документов.
- Для электронных счетов-фактур существует законодательный порядок выставления, т.е. обработки всеми участниками оборота (Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»).
- Для других видов документов участники оборота или оператор определяют регламент обработки (порядок действий, технологические документы, права и обязанности участников и т.п.).
Из данных преимуществ следуют выгоды:
- быстрый обмен документами позволяет ускорить бизнес-процессы компаний (например, по заключению и актированию сделок), что в свою очередь увеличивает скорость оборота денежных средств, т.е. позволяет больше заработать за тот же самый период времени;
- сокращение издержек на подготовку и передачу документов экономит денежные средства, которые можно направить на решение других задач;
- быстрый обмен ЮЗЭД и гарантии их доставки позволяют вовремя подавать отчетность в налоговые органы и НДС к вычету, что также позволяет оставлять денежные средства в обороте;
- форма электронных документов облегчает процедуру обработки документов и позволяет ее существенно автоматизировать, что положительно влияет на скорость обработки документов в целом.
Эти преимущества особенно актуальны для компаний с большим объемом внешнего документооборота.
Кроме очевидных плюсов электронного обмена ЮЗЭД значительное влияние на его развитие оказывает законодательство и предлагаемые на рынке продукты и решения по обмену, которые делают межкорпоративный электронный документооборот реальностью.
Основы законодательства и правовое поле обмена
Основные нормативно-правовые акты (далее – НПА), регулирующие межкорпоративный обмен ЮЗЭД:
- Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.
- Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002, который ещё действует до 1-го июля 2013 года.
- Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 дает понятие электронного документа и смежных с ним областей.
- Гражданский кодекс РФ регулирует использование электронных документов и электронной подписи при совершении сделок и заключении договоров (ст. 160, 434, 847 ГК РФ).
- Федеральный закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 12.11.1996 регулирует использование электронных юридически значимых первичных учетных документов (ст. 9).
- Налоговый кодекс РФ определяет возможность использования юридически значимых электронных счетов-фактур (ст. 169, счёт-фактура).
- Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» определяет порядок обмена электронными юридически значимыми счетами-фактурами.
Также есть и другие НПА, регулирующие использование ЮЗЭД.
Представленное законодательство создает правовое поле для использования электронных документов наравне с бумажными, т.е. организации уже сейчас для определенных видов документов могут производить обмен электронными юридически значимыми документами.
Также для межкорпоративного обмена ЮЗЭД компаниям необходимо определить локальное правовое поле – заключить соглашения об обмене контрагент-контрагент или присоединиться к регламенту обмена, если используется оператор обмена; выпустить необходимые внутренние приказы и положения по использованию электронной подписи и ЮЗЭД, которые будут регламентировать выполнение внутри компании внешних принятых соглашений (например, Положение организации об обмене ЮЗЭД с контрагентами, Приказ о создании системы обмена ЮЗЭД и принятии регламента системы, Инструкция уполномоченного сотрудника).
Виды документов для межкорпоративного обмена
При переводе межкорпоративного документооборота в электронный вид компаниям необходимо определить, какие виды документов использовать.
Для вида документа необходимо проверить законодательные требования и сроки хранения: разрешено (или не запрещено) законом использовать электронный вид документа и электронную подпись на документ, и сможет ли организация обеспечить в электронном виде необходимые сроки хранения документов.
Для межкорпоративного обмена, согласно действующему законодательству, например, можно использовать следующие виды документов:
- письма (требующие юридической значимости);
- договоры;
- счета;
- товарные накладные;
- товарно-транспортные накладные;
- акты выполненных работ и оказания услуг;
- акты сверки взаиморасчетов;
- счета-фактуры.
Электронная подпись
№63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет следующие виды электронной подписи:
- простая электронная подпись;
- усиленная электронная подпись, которая также подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную.
№1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определяет вид электронной подписи: электронная цифровая подпись.
Для межкорпоративного обмена ЮЗЭД, как правило, используется усиленная электронная подпись (или электронная цифровая подпись), которая обеспечивает:
- контроль целостности передаваемого документа;
- защиту от изменений (подделки) документа;
- невозможность отказа от авторства и доказательное подтверждение авторства документа.
Электронная подпись в России на текущий момент активно используется в следующих областях:
- сдача отчетности в налоговые органы и во внебюджетные фонды в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (для подписания отчетности);
- электронные торговые площадки и государственный заказ;
- внутренний документооборот в крупных компаниях;
- системы интернет-банкинга с использованием банк-клиента (часто используется электронная подпись и сертификат подписи).
Активную роль в распространении электронной подписи играет государство как регулятор различных областей. Т.е. на текущий момент электронная подпись работает и успешно используется для решения различных задач бизнеса и государства.
Для межкорпоративного документооборота использование электронной подписи также не вызывает проблем, необходимые законы и технологии существуют и работают (например, для сдачи электронной отчётности в налоговые органы, пенсионный фонд, ФСС, Росстат).
Виды межкорпоративного документооборота
Обмениваться ЮЗЭД контрагенты могут по-разному, выделяются следующие основные виды обмена:
-
Обмен напрямую контрагент-контрагент. Основной минус данного варианта: компании необходимо с каждым из своих контрагентов заключать соглашения, настраивать порядок и технологии обмена документами и т.п. Для части компаний плюс варианта в следующем: не надо платить оператору за передачу документов; но все расходы по организации обмена компания будет нести сама. -
Обмен через спецоператора. Спец.оператор — организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота юридически значимых документов между заинтересованными контрагентами.
Весомый плюс данного варианта: компании достаточно один раз подключиться к сети спецоператора, а он, в свою очередь, обеспечивает все необходимое для обмена, но здесь отношения будут очень похожи на услуги связи (например, по аналогии с услугами телефонной связи). Для части компаний минус данного варианта в следующем: надо платить оператору за передачу документов; но расходы по организации обмена полностью или частично берёт на себя оператор.
Подробное рассмотрение плюсов и минусов представленных вариантов (и других возможных вариантов) выходит за рамки данной статьи, поэтому остановимся подробнее на некоторых особенностях 2-го варианта.
На текущий момент на рынке уже существуют различные спецоператоры, которые предлагают комплекс услуг по межкорпоративному обмену ЮЗЭД. Данные услуги можно разделить на 2 основные категории:
- услуги по организации обмена и подключению к спецоператору – «подключение к сети»,
- услуги по передаче документов (после подключения) – «услуги связи».
Кроме того, через спецоператоров будет производиться обмен документами с налоговыми органами (согласно приказам Минфина и ФНС –приказ Минфина РФ ФНС № MMB-7-2/168@ от 17 февраля 2011 г.), выставление счетов-фактур также должно производиться через спецоператоров согласно приказу Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».
Безопасность межкорпоративного обмена ЮЗЭД
Многие компании еще сомневаются в надежности электронного межкорпоративного документооборота, это связано с недоверием к электронной подписи и привычной бумажной формой юридически значимых документов (оригиналов документов).
Разберем некоторые часто встречающиеся сомнения:
-
Можно ли доверять электронной подписи и не подделают ли мои документы? Технология электронной подписи очень надежна и обеспечивает целостность передаваемого документа, его защиту от изменений (подделки) документа, невозможность отказа от авторства и доказательное подтверждение авторства документа; подделать электронную подпись при соблюдении порядка ее использования практически не возможно. По сравнению с подписью и печатью на бумажных документах, электронная подпись более надежна; подделать бумажные документы сейчас значительно проще. Технология электронной подписи использует асимметричные схемы криптосистем с открытым ключом. В отличие от асимметричных алгоритмов шифрования, в которых зашифрование производится с помощью открытого ключа, а расшифрование — с помощью закрытого, в схемах цифровой подписи подписывание производится с применением закрытого ключа, а проверка — с применением открытого. Без обладания закрытым ключом вычислительно очень сложно создать легитимную цифровую подпись, на это необходим мощный суперкомпьютер и несколько лет работы (и не факт, что в итоге получится создать легитимную подпись). -
А если мой документ удалится или потеряется? Современные технологии электронного обмена и установленные регламенты деятельности специалистов компаний обеспечивают резервное копирование документов и гарантируют доставку документов до адресата; вероятность потери электронных документов существенно ниже (практически нулевая), чем бумажных документов, а своевременное резервное копирование гарантирует сохранность документов. -
Что делать, если государственные органы запросят документы? На текущий момент часть государственных органов уже предусмотрела порядок предоставления электронных юридически значимых документов (например, налоговые органы – приказ Минфина РФ ФНС № MMB-7-2/168@ от 17 февраля 2011 г.); также, согласно законодательству (например, ст. 93 Налогового кодекса РФ), на требования госорганов компаниями могут предоставляться бумажные копии ЮЗЭД, заверенные печатью организации. -
А можно ли электронные документы использовать в качестве доказательств и как их предоставлять в суд? ЮЗЭД могут использоваться в качестве доказательств наравне с бумажными, это подтверждает судебная практика (например, Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.08.2010 по делу N А43-5226/2010 – ФАС Волго-вятского округа признал юридическую значимость (силу) электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП). В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП, утверждал, что они были подписаны не уполномоченным лицом. Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. В суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд правомерно пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом, уполномоченным лицом ответчика.); в случае сомнения подлинности электронного документа или электронной подписи, как и с бумажными документами, может использоваться экспертиза.
Итоги
Межкорпоративный обмен юридически значимыми электронными документами становится реальностью, есть законодательные основы и необходимые технологии, а преимущества электронной формы обмена очевидны. Также есть примеры проектов, когда между компаниями в рамках холдинга был организован и работает обмен ЮЗЭД. На текущий момент накоплен огромный опыт по автоматизации документооборота предприятий с применением электронной подписи. Теперь пришла пора переходить на новый уровень электронного взаимодействия, вовлекая партнеров по бизнесу.
Автор статьи: Иван Агапов, аналитик проекта Synerdocs.
Источник