«Газпромнефть-Логистика» приступила к использованию электронной цифровой подписи (ЭЦП) при организации отправок железнодорожных составов с нефтепродуктами с Омского нефтеперерабатывающего завода. Этот шаг позволяет значительно сократить объем бумажного документооборота и, соответственно, ускорить процесс оформления перевозочных документов.
Текст: Константин Кацапенко
ВИРТУАЛЬНЫЕ ОТНОШЕНИЯ
Электронная цифровая подпись — аналог собственноручной подписи, использующийся для придания электронному документу юридической силы. Соответствие юридического статуса такого документа «стандартному» — на бумажном носителе, подписанному обычной подписью и скрепленному печатью — закреплено Федеральным законом № 63 от 6 апреля 2011 года, в котором прописаны и все механизмы такого взаимодействия. Правда, опыт применения электронной подписи в России обширным не назовешь: развитие ЭЦП началось лишь в XXI веке, причем до середины его первого десятилетия сфера использования цифровой подписи фактически ограничивалась банковской сферой. Однако было ясно, что начало широкомасштабного применения такой гораздо более технологичной и, как следствие, эффективной системы взаимоотношений между компаниями — лишь вопрос времени, в первую очередь, в отраслях и направлениях, требующих от участников бизнес-процесса высокой координации и оперативности, например на железной дороге. РЖД начали внедрение системы ЭТРАН*, и в 2005 году компания первой на Западно-Сибирской железной дороге перешла на новую схему документооборота с железнодорожниками. В рамках ЭТРАНа и внедрялось использование электронной цифровой подписи.
Переходу на безбумажный оборот с применением ЭЦП предшествовал год подготовительной работы, в которой были задействованы Омский центр отгрузки нефтепродуктов (ОЦОН), Омский и Новосибирский информационно-вычислительные центры, департамент информационных технологий и автоматизации «Газпром нефти», РЖД. Специалисты «Газпромнефть-Логистики» для обеспечения штатного функционирования системы заполняли доверенности, заявки и заявления на каждого сотрудника, впоследствии получившего сертификаты ключей цифровых подписей; разрабатывали схемы подключения к информационным ресурсам Российских железных дорог; согласовывали необходимые договоры в компании и т.д. Подводных камней на пути к внедрению электронной подписи пришлось обойти немало, но результат налицо — схема отгрузки стала заметно проще. Специалист управления погрузки нефтепродуктов ОЦОН со своего рабочего места заполняет в системе ЭТРАН электронную накладную на перевозку нефтепродукта и подписывает документ своей ЭЦП. Приемосдатчик станции Комбинатская уже на своем рабочем месте проверяет накладную, завершает ее оформление, формирует электронную квитанцию о приеме груза к отправлению и подписывает ее своей электронной подписью, после чего состав отправляется. Таким же образом оформляются и подписываются заявки на перевозку, учетные карточки, накопительные ведомости и ведомости подачи уборки вагонов. И никакой распечатки вороха накладных и приложений к ним после оформления и согласования с железнодорожниками.
КОМПЛЕКСНЫЙ ЭФФЕКТ
Эффект, получаемый за счет отказа от использования бумажных носителей, комплексный. Применение ЭЦП позволяет значительно сократить время, затрачиваемое на оформление и обмен документацией, гарантирует ее достоверность и конфиденциальность. Ушли в прошлое ручная обработка и согласование документов, а значит — минимизируются операционные риски, снижается влияние человеческого фактора при заполнении документации. До внедрения ЭЦП при оформлении бумажных накладных допускалось достаточно много ошибок, связанных с неточностями в цифрах, наименованиях, отметках, что приводило к неправильному начислению тарифов, к простоям вагонов на станциях назначения, начислению штрафов. Теперь же ввод данных для оформления документов ведется через систему ЭТРАН, которая производит те же логические и форматные контроли, которые осуществлялись при приеме документов к грузоперевозке представителем РЖД на станции отправления. Таким образом при допущении грузоотправителем ошибки во время ввода данных система выдаст уведомление о наличии расхождений, предотвратив дальнейшую цепь искажений. «Введение электронного документооборота — событие, которое интересно всем сторонам — и железной дороге, и самому клиенту-пользователю, и грузополучателю, — отметила начальник отдела по оформлению отгрузочных документов ОЦОН Виктория Иванова. — В настоящий момент 99% внутрироссийских перевозок по железной дороге оформляются по безбумажной технологии — мы существенно сократили время на оформление перевозочных документов уже в первый месяц работы по новой системе».
Кроме того, внедрение электронной подписи органично вписывается в схему отгрузки и измерения массы нефтепродуктов, установленную на ОПНЗ (СН писала об этом проекте в августе 2011 года). По существующей схеме РЖД принимают груз лишь после взвешивания налитых цистерн. До запуска системы электронного документооборота приходилось тратить дополнительное время на внесение весовых данных в накладные и их последующую распечатку и доставку. При этом любая задержка вагонов на путях железной дороги длительностью более 15 минут приводила к необходимости оплачивать простой. Теперь же все происходит в автоматическом режиме, что позволяет экономить до 600 тыс. рублей ежемесячно на одном лишь процессе взвешивания. Улучшаются и условия труда персонала — пропадает необходимость физической передачи документов по всей технологической цепочке. Документы можно оформлять, не выходя из офиса, а значит — труд сотрудников, ранее задействованных в процессе оформления и передачи документации, можно использовать более рационально. Кроме того, появляется возможность оптимизации штатной численности.
Эффект от внедрения системы электронного документооборота заключается и в исключении транспортных затрат на доставку документации, сокращении расходов на приобретение бумаги и использование оргтехники. Помимо этого устранена необходимость хранения огромного количества документации в бумажном архиве — отныне все собирается в электронном хранилище данных. Ну и наконец, так как ЭЦП внедрялась на базе системы ЭТРАН, которая позволяет заинтересованным сторонам в режиме реального времени получать полную информацию о грузе (объемы, номенклатура, начисленные платежи, используемый подвижной состав и т.д.), то, соответственно, исчезает необходимость в дополнительных запросах в адрес грузоотправителя, а условия сотрудничества с компанией становятся более прозрачными.
БЕЗБУМАЖНЫЕ ПЕРСПЕКТИВЫ
Изменение технологии взаимоотношений между грузоотправителями и транспортниками не исключило бумажный документооборот из процесса отгрузок полностью — пока использование электронной цифровой подписи ограничивается лишь отправками по территории России. Однако по мере совершенствования нормативно-правовой и технической базы компания планирует распространить опыт использования ЭЦП и на оформление зарубежных отправок.
Кроме того, помимо безбумажного документооборота с железной дорогой планируется внедрить электронную цифровую подпись при взаимодействии с ведомственной охраной железнодорожного транспорта РФ, сопровождающей составы с нефтепродуктами, с экспедиторами. Использование ЭЦП будет крайне актуально при работе с претензиями и актами приемки выполненных услуг.
Собственно, преимущества системы электронного документооборота сегодня уже никому не надо доказывать. Электронная цифровая подпись сейчас применяется при отгрузках продукции с ЯНОСа и ОНПЗ, в перспективе планируется внедрить такую же систему на Московском НПЗ, завершив тем самым переход на безбумажный документооборот в общекорпоративных рамках. «Планомерный переход на использование ЭЦП при оформлении отгрузочных документов стал важным этапом развития системы оперативной логистики компании и является составной частью IT-стратегии , Блока логистики, переработки и сбыта, — отметил начальник департамента логистики и транспорта „Газпром нефти“ Вадим Симдякин. — Востребованность подобного перехода не вызывает сомнений — выигрывают все: экономятся время и людские ресурсы, улучшаются условия труда и минимизируются операционные риски».
Источник