Как известно, при обработке электронных документов совершенно непригодны традиционные способы установления подлинности: по рукописной подписи и оттиску печати.
Принципиально новым решением в области аутентификации документов является электронно-цифровая подпись (ЭЦП).
Ее использование снижает затраты на обработку и хранение документов благодаря задействованию системы специальных символов и знаков.
В статье подробно освещаются все вопросы, связанные с выбором и получением электронной подписи: дается характеристика каждой из них, рассматривается процедура оформления, приводятся варианты использования.
Содержание
Что дает электронная подпись
Электронно-цифровая подпись представляет собой альтернативу традиционной подписи на документах.
Использование данного типа утверждения документации для осуществления регистрационных действий в налоговом органе предписано Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ.
Основным предназначением ЭЦП является определение подлинности файла, защита его от подделки и изменений, а также идентификация автора документа.
Данный тип визирования документа имеет ряд преимуществ, а именно:
- сокращает временные затраты на обмен документов и формирование производственной сделки;
- снижает расходы на доставку бумаг, обеспечивает их сохранность и регистрацию;
- подтверждает достоверность информации;
- сводит риск расходов на обеспечение конфиденциальности предоставляемых сведений к минимуму;
- способствует формированию корпоративной системы обмена документацией.
Необходимость приобретения электронно-цифрового подтверждения определяется потенциальным владельцем самостоятельно.
Электронная подпись предоставляет следующие возможности:
- участие в электронных торгах, где наличие ЭЦП является обязательным требованием;
- передача отчетности в налоговый орган и внебюджетный фонд;
- доставка утвержденной документации в любую точку планеты за минимальный отрезок времени;
- гарантия подлинности бумаг;
-
обеспечение конфиденциальности данных, внесенных в документы.
Применяя электронно-цифровое подтверждение в коммерческих сделках, сторонам следует заключить между собой дополнительные соглашения об областях и схемах эксплуатации электронной подписи.
Из чего состоит
Для того чтобы получить доступ к возможностям электронного визирования, необходимо иметь два ключа — «закрытый» (используется для создания подписи) и «открытый» (проверка электронной подписи).
Проблем с получением и использованием открытого ключа, как правило, не возникает, так как он предназначен для проверки наличия изменений и подлинности подписи отправителя.
Принадлежность ключа определяется наличием сертификата.
Открытый ключ может передаваться лицам, с которыми осуществляется сотрудничество, с целью удостоверения личности руководителя организации.
Для того чтобы его не забыть и не потерять, следует сделать дубликат.
Что касается закрытого ключа, его обязательно нужно хранить в условиях секретности.
Для проверки подлинности ЭЦП используются специальные программы-утилиты, которые можно установить на компьютер и пользоваться ими регулярно, в том числе в режиме онлайн.
Они производят проверку как одного документа, так и значительного их количества, что существенно облегчает работу организаций.
Производители предлагают оформление страховки, однако ввиду сложности исполнения самой ЭЦП затраты на страховку в большинстве случаев себя не оправдывают.
Виды цифровых подписей, характеристика каждой
В соответствии со ст. 5 Федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ установлены 2 типа электронного визирования: простая и усиленная (неквалифицированная или квалифицированная) подписи.
Следует заранее определиться с типом оцифрованной подписи, наиболее подходящим для тех или иных правовых взаимоотношений.
Простая подпись, состоящая из кодов, паролей, подтверждает сам факт создания электронного подтверждения конкретным лицом.
Так, она используется физическими лицами, когда те подтверждают операции в интернет-банке.
Пользователь входит в систему под своим индивидуальным логином и паролем, затем на заранее предоставленный банку номер мобильного телефона приходит одноразовый код для завершения входа в систему. Тот же прядок соблюдается и при проведении транзакций.
Несмотря на удобство использования, простая подпись наделена низким уровнем защиты и поэтому юридическими лицами не применяется.
Усиленная неквалифицированная подпись формируется посредством криптографического преобразования данных с применением ключа цифровой подписи
Это способствует идентификации автора документа, обнаружению искажений и правок после визирования бумаги.
Несмотря на среднюю степень зашиты, эта подпись еще не равнозначна рукописному варианту.
Усиленная квалифицированная подпись имеет ключ для сверки подписи, который прописывается в квалифицированном сертификате.
Это максимально защищенная и универсальная версия электронной подписи.
Стоит заметить, что контролирующие органы (ИФНС, ПФР и др.) признают юридическую силу только квалифицированной электронно-цифровой подписи, потому что она представляется максимально защищенным и усиленным средством электронного визирования, а первые два вида постепенно вытесняются.
Кто может получить и куда обращаться
Приобрести оцифрованную визу могут как физические, так и юридические лица.
За получением электронной подписи следует обращаться непосредственно в специализированную организацию, так как это гарантирует полное техническое сопровождение, выдачу качественных программ проверки подлинности подписей.
В соответствии с 63-ФЗ такими организациями являются аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ).
Перечень специализированных центров представлен на официальном интернет-сайте Министерства связи и массовых коммуникаций РФ. Дополнительные сведения можно получить на портале уполномоченного федеративного органа в сфере применения ЭЦП.
Приобретение ЭЦП производится в несколько этапов:
- Передача заявления и пакета документации.
- Выдача квитанции для оплаты.
- Получение электронного носителя с закрытым и открытым ключами.
- Получение сертификата на цифровом и бумажном носителях.
- Установка и настройка компьютерной программы для чтения ключа.
Частные лица при оформлении электронной подписи могут передать полномочия по электронному визированию своему официальному представителю. Для этого необходимо будет оформить доверенность.
Юридические лица при оформлении ЭЦП могут доверить электронное подтверждение подлинности документов руководителю предприятия, главному бухгалтеру и любому другому лицу, представляющему интересы организации.
Наличие ответственного сотрудника гарантирует использование подписи по назначению, поэтому в случае возникновения спорных ситуаций разыскивать лицо, утвердившее бумаги, не потребуется.
Список необходимых документов
Чтобы получить сертификат ключа электронно-цифровой подписи необходимо своевременно предоставить полностью сформированный пакет документов, который будет отличаться для юридического и физического лица.
Физическим лицам следует приложить к заявлению ксерокопию паспорта, заверенную у нотариуса, с бухгалтерским квитком, подтверждающим уплату.
Для юридических лиц перечень необходимых документов состоит из таких, как:
- свидетельство о постановке на налоговый учет;
- свидетельство о государственной регистрации с номером ОГРН;
- дубликаты приказов о назначении руководства;
- паспортные данные;
- СНИЛС;
- карточка предприятия с банковскими реквизитами.
Индивидуальный предприниматель представляет в удостоверяющий центр следующую документацию:
- свидетельство ИНН;
- свидетельство о государственной регистрации;
- паспорт обращающегося лица;
- страховое свидетельство СНИЛС;
- карта партнера ИП с банковскими реквизитами.
Весь перечень бумаг должен быть передан в формате высококачественного цветного скана с оригиналов.
Документы подаются гражданином лично. Если такой возможности нет, то разрешается привлечение официального представителя, действующего на основании нотариально заверенной доверенности.
Сроки оформления и стоимость
Срок получения сертификата с ЭЦП в большинстве случаев занимает один рабочий день.
Стоимость предоставления электронной подписи устанавливается каждым удостоверяющим самостоятельно и зависит от вида программы, целевого назначения и области применения. Цена варьируется от 4 до 20 тысяч рублей.
Вместе с ключом электронно-цифровой подписи выдается специальный сертификат, распечатанный в бумажном виде и оформленный самим УЦ.
Данный документ определяет факт принадлежности ключа собственнику.
Пролонгация сертификата должна быть оформлена заранее, до окончания срока действия.
Если время вышло, а продление этого срока не было оформлено, предоставляется дополнительно 30 дней.
По окончании указанного срока необходимо будет сформировать новый ключ.
ЭЦП действительна в течение 12 месяцев, по истечении которых юридическая сила цифрового визирования аннулируется.
Заключение
Получение ЭЦП пока еще не носит массового характера, но удобство электронного визирования документов оценено многими организациями, предпринимателями и простыми гражданами.
ЭЦП имеет юридическую силу и значительно упрощает процедуру сдачи отчетности в бухгалтерию или в налоговую организацию.
Наличие электронной подписи на документах гарантирует отсутствие подделок, внесения правок, искажения информации после утверждения.
Отпадает требование личного присутствия и экономится время при передаче документации, снижается риск нарушения временных рамок для доставки документации, облегчается процедура документооборота.
Кроме того, в связи с постоянным развитием технологий ЭЦП находит все больше своих почитателей, что диктует новые правила электронного документооборота.
Тем не менее отрицательные стороны у электронных подписей все же есть.
Наличие электронного утверждения требует исполнения строгих финансовых обязательств. Так, заплатив за получение ключа и сертификата, необходимо будет еще потратиться на программу чтения ЭЦП.
А если обращение в МФЦ, Росреестр или ИФНС происходит редко, то это вдвойне невыгодно. Поэтому следует ответственно подходить к выбору и получению электронной подписи.
Видео расскажет о том, как получить и использовать электронную подпись.
Источник