Использование электронной цифровой подписи в документообороте






Тому, что такое электронная подпись, электронный документ и их виды посвящен мини-учебник «Просто об ЭП» и множество статей. Предлагаю здесь коснуться детальных вопросов, которые задают уже не теоретики, а практики — реальные пользователи.


Какой электронной подписью можно подписывать документы, которые будут отправлены через сервис обмена?


Нужно учитывать два критерия:


1. Вид подписываемого документа. Например, для счета-фактуры подходит только квалифицированная электронная подпись, а вот для неформализованных накладных можно использовать и неквалифицированную, соблюдая при этом положения Федерального Закона № 63 «Об электронной подписи».


2. Виды подписей, которые принимает сервис обмена. Например, Synerdocs работает с квалифицированной электронной подписью. При этом помните, что с оператором можно договориться, если в ваших процессах есть особенности, связанные с использованием других видов ЭП.


Учитывая, что многие документы отправляются комплектом со счетом-фактурой, да и налоговые органы работают только с квалифицированной ЭП, то проще подписывать все документы именной ей. Ключ электронной подписи можно будет установить локально на компьютер (если пользователь уверен, что никто больше к нему не имеет доступа) или на токен, который можно хранить в сейфе или всегда носить с собой.


Кто должен подписывать документы и можно ли передать подпись другому лицу?


Подписывать должен тот, кто указан как подписант в самом документе, и у кого есть на это полномочия, закрепленные, например, уставом, приказом или доверенностью. При этом передавать свой ключ ЭП третьему лицу не стоит, законодательство в этой части неоднозначное. Статья 10 Федерального закона № 63 «Об электронной подписи» говорит, что участник электронного взаимодействия должен обеспечивать конфиденциальность ключа электронной подписи, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей без их согласия.


Информация о передаче ключа другому человеку может использоваться для того, чтобы признать подпись в документе недействительной, и в этом случае нужно будет иметь документ, который доказывает правомерность такого использования ЭП.


Но самый правильный вариант — приобрести электронную подпись тому, кто будет реально подписывать документ, и закрепить его полномочия соответствующей доверенностью или приказом.





Что такое «служебные документы», и кто их может подписывать?


Есть основной документ, который должен уйти от отправителя к получателю, а есть служебные, которые позволяют подтвердить этапы обмена. Для счетов-фактур такие служебные документы прописаны законодательно и имеют свои форматы. Для остальных видов они не обязательны, но полезны, так как по ним, например, можно определить, в какой момент времени адресат получил документ.


Подписывать служебные документы может как основной подписант, так и другое лицо, которому выдана доверенность или на которое выпущен приказ.


Можно ли автоматизировать подписание служебных документов?


Если основной документ перед подписанием нужно обязательно просмотреть, чтобы убедиться в его правильности, то служебные документы существуют для технических целей, поэтому их подписание можно автоматизировать.


К примеру, в системе DIRECTUM возможны два варианта.


Первый предполагает периодический запуск сценария с рабочего места пользователя, где установлен ключ электронной подписи. Можно настроить назначенное задание Windows, которое позволит запускать сценарий автоматически, если включен компьютер пользователя.


Второй вариант — полная автоматизация, когда ключ электронной подписи устанавливается на сервер со службой, которая отправляет и получает документы. В этом случае участие пользователя не требуется вообще. Это удобный вариант, но не самый безопасный, так что рекомендуется оформить установку ключа на сервер как минимум документально. В приказе должны быть указаны:


● серийный номер сертификата ЭП;


● ФИО владельца сертификата ЭП;


● информация о том, что владелец сертификата ЭП отвечает за сохранность ключа;


● перечень видов документов, которые могут быть подписаны автоматически на сервере, желательно закрытый.


Вместо заключения


Эти ответы позволят разобраться в том, какой вид электронной подписи и как можно использовать при внедрении ЭДО. Если у вас ещё остались вопросы — обращайтесь в раздел «Консультации» на сайте www.synerdocs.ru.


Источник: Synerdocs

Источник

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Don`t copy text!
Прокрутить вверх